Sollicitant Self Service in AFAS? Dit kun je ermee
Een kandidaat mailt een nieuwe versie van het cv. HR slaat het bestand op in een map. Een collega typt het telefoonnummer over in AFAS. De hiring manager krijgt het cv als bijlage doorgestuurd. De gegevens staan nu op 3 plekken, en niemand weet welke versie klopt.
8 minuten leestijd
•
5 oktober 2026
Geschreven door:
Naomi Brandriet
Sollicitant Self Service in AFAS lost precies dat deel op. De sollicitant vult zelf in en AFAS slaat het direct op. Toch geeft een module je nog geen grip. Grip krijg je pas als het hele werving- en selectieproces door AFAS loopt. Een verzameling tools eromheen geeft je die grip niet. Hieronder lees je wat je met Sollicitant Self Service kunt, en waar het ophoudt.
1. De sollicitant legt de gegevens zelf vast
De sollicitant vult zelf de gegevens in via een portal. AFAS slaat die gegevens direct op. Dat scheelt tijd en voorkomt typefouten. AFAS noemt dit vastleggen bij de bron.
Daarna blijft de sollicitant zelf verantwoordelijk voor de eigen gegevens. Vanuit de sollicitantstamkaart past de kandidaat alles zelf aan. Het Help Center van AFAS geeft een praktische tip. Laat een sollicitant gegevens aanvullen in het portal, en niet via een mail die jij weer moet verwerken.
Zo komt het nieuwe cv uit de opening meteen op de goede plek terecht.
2. Je werkenbij-site draait op AFAS zelf
De sollicitatieportal draait in AFAS OutSite. OutSite is het eigen CMS van AFAS, dus de software waarmee je de site beheert. Je werkenbij-site is daardoor direct verbonden met je backoffice. Er zit geen koppeling tussen twee systemen.
Op veel werkenbij-sites solliciteert maar 1% tot 3% van de bezoekers. Elke sollicitatie telt dus. Bij een losse site gaat het zo: de vacature staat live en de kandidaat vult een formulier in. Daarna komt de data nergens aan, en HR typt alles over. Met OutSite komt elke sollicitatie meteen in je eigen systeem.
3. Elke sollicitatie komt in een workflow
Elke sollicitatie komt direct in een workflow terecht. Via de sollicitatieworkflow komt de sollicitant in de juiste takenlijst. Je koppelt die workflow één keer aan de vacature. Daarna loopt elke sollicitatie op die vacature dezelfde route.
Zo werkt iedereen volgens dezelfde stappen, bij elke vacature. Wie een taak heeft, ziet die taak in AFAS. Je weet precies waar een kandidaat staat.
4. Sollicitanten krijgen automatisch bericht
Na het solliciteren krijgt de sollicitant automatisch een reactie. Je stuurt snel een standaardmail, zonder iets over te typen. In het portal ziet de kandidaat de eigen status en krijgt deze updates.
Voor je team betekent dat minder telefoontjes en losse mails. Kandidaten hoeven niet te vragen hoe het ervoor staat. Ze zien het zelf in het portal.
5. Je eigen medewerkers solliciteren via InSite
Ook je eigen medewerkers gebruiken Sollicitant Self Service. Zij solliciteren via InSite op interne vacatures. InSite is het intranet van AFAS. Let wel op: de module is in eerste instantie gemaakt voor OutSite. Voor interne sollicitaties gebruik je meestal een aparte workflow.
Twee workflows betekent ook twee routes om te beheren. Voor ziekenhuis ZGT koos Gladior daarom voor één proces voor interne én externe vacatures. Zo zijn er minder handmatige stappen en ziet HR het hele proces op één plek.
6. Van ja tot eerste werkdag in hetzelfde portal
Neem je iemand aan, dan regel je de indiensttreding ook via je sollicitatieportaal. De gegevens staan al bij de bron. AFAS gebruikt ze daarna voor andere processen, zoals contract en salaris. Niemand hoeft ze opnieuw in te voeren.
Via het dashboard zie je hoeveel vacatures openstaan en hoeveel sollicitanten er zijn. Voor meer inzicht heb je meer nodig dan dit dashboard.
Hier houdt Sollicitant Self Service op
De module regelt alles vanaf het moment dat een kandidaat in je portal staat. Een groot deel van de werving begint ergens anders. Kandidaten komen via Indeed, LinkedIn of een vakplatform binnen. Die sollicitaties moeten ook in AFAS terechtkomen.
AFAS heeft daar een technische ingang voor. Die heet de UpdateConnector HrCreateApplicant. Daarmee zet je sollicitaties van buiten in de juiste workflow, met cv en al. Iemand moet die koppeling wel bouwen en bijhouden. Voor een portalaccount moeten ook het privé-e-mailadres en de site ingevuld zijn.
Het gangbare advies is hier: koppel een ATS aan AFAS. Een ATS is software om sollicitanten te volgen. Nederland heeft er 45. Met een apart ATS staan je kandidaatgegevens in 2 systemen. De verantwoordelijkheid ligt dan bij 2 partijen. Hiring managers moeten een nieuw systeem leren, met een nieuwe login.
Wie beheert dan de koppeling als AFAS een update doet? Op dat punt raak je je grip kwijt.
Novi maakt van Sollicitant Self Service één proces
Novi is een laag bovenop AFAS die de functies van AFAS uitbreidt. Rollen, rechten, workflows en kandidaatgegevens blijven in AFAS. Je eigen applicatiebeheerders beheren ze. Er is geen aparte database.
| Wat je wilt regelen | Met Sollicitant Self Service | Met Novi erbij |
|---|---|---|
| Werkenbij-site | Sollicitatieportal in OutSite | Gladior richt OutSite in: huisstijl, workflows, autorisaties, formulieren. Daarna beheer je het zelf. |
| Vacatures verspreiden | Op je eigen werkenbij-site | Automatisch in Google for Jobs, en tegelijk op LinkedIn, Indeed, Facebook, Zorgselect, Engineers Online en ga zo maar door. |
| Sollicitaties van andere kanalen | Via de UpdateConnector | Sollicitaties uit Indeed komen automatisch in AFAS. Gegevens uit het cv worden automatisch uitgelezen. |
| Kandidaten bij een vacature | Je beoordeelt wie solliciteert | Novi stelt sollicitanten én eigen medewerkers voor, op basis van cv en competenties |
| Beoordelen met collega's | Via workflows en takenlijsten | Collega's beoordelen samen, elk met de eigen rechten in AFAS |
| Na een AFAS-update | Je beheert de inrichting zelf | Gladior houdt updates bij en past de integratie aan |
-
Sollicitant Self Service hoort bij de HRM-software van AFAS. AFAS levert onder anderen personeels- en salarisadministratie in één online pakket, voor een vaste prijs. Welke licentie jij nodig hebt, vraag je na bij AFAS.
-
OutSite is voor externe kandidaten, bijvoorbeeld je werkenbij-site. InSite is voor je eigen medewerkers en hun interne sollicitaties. Beide gebruiken Sollicitant Self Service, maar meestal elk met een eigen workflow.
-
Ja. AFAS heeft een UpdateConnector die sollicitaties van buiten in een workflow zet. Die koppeling moet wel iemand bouwen en onderhouden. Met Novi komen sollicitaties uit Indeed automatisch in AFAS.
-
Niet helemaal. De module regelt het portal, de gegevens en de workflow rond een sollicitatie. Het verspreiden van vacatures, matchen en samen beoordelen doe je met een ATS. Novi voegt die functies toe binnen AFAS zelf.
