Time-to-hire verkorten: 7 manieren om sneller te selecteren
Neem een organisatie met 40 openstaande vacatures en een gemiddelde time-to-hire van 58 dagen. Het cijfer klopt en zegt niets.
8 minuten leestijd
•
7 september 2026
Geschreven door:
Naomi Brandriet
Want in die 58 dagen kunnen 9 dagen zitten waarin de kandidaat wachtte op een beoordeling van een manager die geen melding kreeg, 6 dagen tussen tweede gesprek en aanbod, en 4 dagen waarin een contract klaarlag maar nog niet ondertekend was. Time-to-hire verkorten begint dus niet bij sneller werken, maar bij weten waar de dagen verdampen.
De meeste blogs hierover gaan over tips: minder gespreksrondes, sneller terugbellen, een talentpool opbouwen. Nuttig maar je kunt er niet mee sturen. Daarom hieronder geen tips, maar 7 cijfers die je vanaf morgen kunt opzoeken, met de actie die erbij hoort.
1. Splits je time-to-hire op in fasedoorlooptijden
Een gemiddelde over het hele proces is een eindscore, geen diagnose. Meet daarom per overgang: sollicitatie naar screening, screening naar beoordeling hiring manager, beoordeling naar gesprek, gesprek naar besluit, besluit naar aanbod, aanbod naar ondertekening. Zes getallen in plaats van één.
Wat je bijna altijd ziet: de langste wachttijd zit niet in de stappen die je organiseert, zoals gesprekken plannen. Hij zit in de stappen waarop je wacht, waar iemand iets moet beoordelen. Dat is ook de reden dat benchmarks je weinig helpen. In Nederland ligt het gemiddelde voor corporate recruiters rond 65 dagen, terwijl outperformers onder de 30 dagen blijven volgens Recruiting Roundtable. Dat verschil van 35 dagen zit verdeeld over een handvol overgangen. Zolang je alleen het totaal meet, weet je niet welke.
Stel je KPI dus per fase vast en hang er een norm aan. Bijvoorbeeld: beoordeling door de hiring manager binnen 3 werkdagen, besluit binnen 2 werkdagen na het laatste gesprek.
2. Maak reactietijd van hiring managers een eigen KPI
Dit is de KPI die het meeste oplevert en het minst wordt gemeten. De hiring manager is geen deelnemer aan je proces, maar de bottleneck. Elke dag dat een beoordeling blijft liggen, is een dag waarin een andere werkgever wel belt.
Waarom die dagen vallen is eigenlijk nooit onwil. Het recruitmentsysteem is een andere omgeving dan waarin de manager dagelijks werkt, met een eigen inlog en een eigen logica. Meet daarom 2 dingen:
- De gemiddelde reactietijd per manager
- En het percentage beoordelingen binnen de afgesproken termijn.
Zodra die cijfers per naam zichtbaar zijn, verandert het gesprek van “we moeten sneller” naar “bij jouw vacatures ligt het gemiddeld 8 dagen stil”.
De actie hoort bij de meting: breng de beoordeling naar de werkplek van de manager in plaats van de manager naar het pakket. Draait je selectieproces in AFAS InSite, dan is beoordelen een taak in een takenlijst die er al staat. Novi is daarop gebouwd: de beoordeling gebeurt in 2 stappen zonder aparte login, op basis van de autorisaties die je al in AFAS hebt staan. Klanten die zo beoordelen, zien de reactietijd van hiring managers dalen.
3. Meet deadline-naleving in plaats van goede intenties
Afspraken over doorlooptijd zijn geen proces en werken alleen zolang niemand het druk heeft. Maak er daarom een harde KPI van: welk percentage van de stappen wordt binnen de gestelde termijn afgerond, en hoe vaak moet iemand er achteraan bellen?
Die tweede vraag is het interessantst. Elke herinneringsmail van een recruiter is een voorbeeld van een proces dat alleen loopt zolang er iemand aan trekt. Een deadline die het systeem zelf bewaakt, met automatische escalatie naar de volgende verantwoordelijke bij overschrijding, haalt dat werk uit je team en de vertraging uit je proces. Je KPI wordt dan: aantal escalaties per maand. Die wil je zien dalen, en je wil dat elke escalatie een oorzaak heeft die je kunt wegnemen.
4. Beoordeel je selectiestappen op informatiewaarde, niet op gewoonte
De snelste manier om 10 dagen te schrappen is een gespreksronde schrappen. De reden dat het niet gebeurt: niemand weet welke ronde overbodig is, dus blijven ze allemaal staan. En dat kost je kandidaten. Drie of vier gesprekken plus een assessment plus een teamkennismaking lijkt solide, maar kandidaten haken af.
Maak het meetbaar. Leg per selectiestap vast hoeveel kandidaten er afvallen en op welke criteria. Een stap waar structureel 0 tot 5 procent afvalt, verlengt je doorlooptijd zonder informatie op te leveren. Kijk ook naar je portefeuille: outperformers werken met gemiddeld 7 openstaande vacatures tegen 13 gemiddeld in Nederland, en recruiters met minder vacatures presteren aantoonbaar beter op kwaliteit en snelheid.
Voorwaarde is wel dat je stappen vergelijkbaar zijn. Werk je met vrije feedback per mail, dan kun je niets vastleggen en niets analyseren. Werk je met een vast beoordelingsformulier met dezelfde criteria voor iedere kandidaat, dan krijg je data over je eigen proces terug. Die criteria hebben nog een tweede effect: onduidelijke criteria zijn zelf een oorzaak van vertraging, want als je niet weet wat je zoekt, duurt het langer om iemand te vinden.
5. Volg afhaakpercentage per fase, niet alleen je gemiddelde doorlooptijd
Time-to-hire heeft een blinde vlek: je meet hem over de kandidaten die je hebt aangenomen. De kandidaten die halverwege afhaakten, tellen niet mee. En dat zijn precies degenen over wie je iets wilt weten.
Meet daarom per fase hoeveel kandidaten uitstappen op eigen initiatief. Zet dat cijfer naast de wachttijd in diezelfde fase en het verband wijst zichzelf aan. Robert Half onderzocht wat kandidaten doen bij een traag proces: 63 procent verliest daadwerkelijk zijn interesse in de baan, en 57 procent nam ooit de baan van tweede keus aan omdat een reactie op de eerste keus te lang duurde.
Die afhakers verlengen je time-to-hire dubbel: je verliest de kandidaat en je begint de zoektocht opnieuw. Een afhaakcijfer per fase maakt zichtbaar wat een gemiddelde verbergt.
6. Meet welk deel van je hires uit je eigen bestand komt
Elke vacature die je vanaf 0 start, kost je de volledige doorlooptijd. Elke vacature die je vult met iemand die al in je systeem zit, slaat de eerste weken over. Maak daar een KPI van: welk percentage van je aannames komt uit je bestaande kandidatenbestand of uit interne mobiliteit?
Bij de meeste organisaties is dat percentage laag, en dat komt niet omdat de mensen er niet zijn. Ze zijn afgewezen voor vacature A en vervolgens nooit meer bekeken bij vacature B. Een kandidatenbestand dat je alleen doorzoekt als je eraan denkt, is een archief.
Zorg dus dat het voorstellen actief gebeurt in plaats van op aanvraag. Novi stelt via AFAS kandidaten uit je bestand voor bij openstaande vacatures op basis van cv en competentieprofiel, en maakt interne kandidaten zichtbaar bij externe vacatures. Je stuurt dan op twee cijfers: het aandeel hires uit eigen bestand en het aandeel interne doorstroom.
7. Meet de dagen na “ja” apart
Zodra een kandidaat het aanbod accepteert, stopt de klassieke meting. Voor de kandidaat begint dan de fase die de ervaring bepaalt: contract opmaken, arbeidsvoorwaarden rond krijgen, gegevens in HR en payroll. Gaat dat via handmatige overdracht met dubbele invoer, dan loopt er al iets scheef voordat iemand is begonnen.
Meet daarom de dagen tussen acceptatie en ondertekend contract, en het aantal correcties dat na indiensttreding nog nodig is in HR of payroll. Die tweede KPI zegt iets anders dan snelheid: hij zegt of je gegevens in één keer goed doorkomen. Bij een selectieproces dat in AFAS zelf draait, triggert de aannamebeslissing direct de aanmaaklijn in AFAS HR en payroll, zonder handmatige overdracht, en kan pre-boarding starten voor dag 1.
Wat je met deze 7 KPI’s krijgt
Zeven cijfers die samen laten zien welke fase je proces ophoudt, wie er wacht en waar kandidaten afvallen. Daarmee bepaal je niet meer dat het sneller moet, maar wijs je aan waar het vastloopt en wie het losmaakt.
De voorwaarde is dat je deze cijfers uit één systeem kunt halen. Staat je proces verdeeld over een ATS, een mailbox, een Excel van een lijnmanager en AFAS voor de contracten, dan bestaan deze KPI’s niet. Dan hou je een gemiddelde over en afspraken waarvan je hoopt dat ze worden nagekomen.
Wil je zien hoe deze cijfers eruitzien als je selectieproces native in AFAS draait? Bekijk hoe sneller selecteren met Novi werkt of lees hoe de Universiteit Twente het beoordelen heeft ingericht.
-
Time-to-hire meet de tijd tussen de eerste sollicitatie en het accepteren van het aanbod. Time-to-fill meet vanaf het openstellen van de vacature en telt dus ook je sourcingfase mee. Voor het beoordelen van je selectieproces is time-to-hire de zuiverste maat.
-
Dat hangt af van functieniveau en schaarste. Een goede time-to-hire ligt gemiddeld tussen 20 en 40 dagen; voor eenvoudige operationele functies is 20 dagen haalbaar, terwijl gespecialiseerde of leidinggevende rollen richting 40 tot 60 dagen gaan. Vergelijk je vooral met je eigen vacatures van vorig jaar, niet met een landelijk gemiddelde.
-
Fasedoorlooptijd en reactietijd van hiring managers maandelijks. Daar kun je nog tijdens lopende vacatures op bijsturen. Afhaakpercentage per fase en aandeel hires uit eigen bestand per kwartaal, omdat je daar grotere aantallen voor nodig hebt.
-
Ja, mits je stappen schrapt op basis van data en niet op gevoel. Houd daarom per fase bij waar de meeste tijd verloren gaat en vergelijk je uitkomst met soortgelijke vacatures binnen je eigen organisatie. Onduidelijke selectiecriteria maken het proces juist langer, dus scherpere criteria winnen tijd én kwaliteit.
-
Recruitment meet, maar de KPI’s uit dit artikel raken HR, lijnmanagement en IT. Praktisch werkt het als HR eigenaar is van het totaalcijfer en elke hiring manager verantwoordelijk is voor de reactietijd op de eigen vacatures. Zonder die tweede afspraak blijft het cijfer van iemand die het niet kan beïnvloeden.
-
AFAS biedt basisfunctionaliteit voor recruitment, maar geen volwaardig ATS met gestructureerde beoordelingsworkflows, automatische vacatureverspreiding en gecontroleerde kandidaatcommunicatie. Die recruitmentlaag voegt Novi toe ín AFAS. Je hoeft dus niet te kiezen tussen een goed HR-pakket en een goed recruitmentsysteem.
