Sneller selecteren begint bij een goed geautomatiseerd proces
Novi draait native in AFAS en zorgt dat elke betrokkene op het juiste moment de juiste actie neemt, zonder dat jij er achteraan hoeft te bellen.
Goede kandidaten vallen niet af omdat ze niet goed genoeg zijn maar omdat de beoordeling te lang bleef liggen bij een lijnmanager die geen melding kreeg.
Met Novi heb je het selectieproces rechtstreeks in AFAS, zodat workflows, autorisaties en notificaties het overnemen. Jij houdt grip en het proces blijft in beweging.
- Rechtstreeks in AFAS, geen koppeling
- Hiring manager actief in 2 stappen
- Foutloze overdracht naar payroll
De vacature staat open. De kandidaat is klaar. Het systeem wacht op iemand die iets doet.
Een hiring manager werkt in AFAS. De agenda staat vol en het recruitmentsysteem is iets anders, ergens anders, met een eigen inlog. Dus gaat de beoordeling niet vandaag. Misschien morgen. Waarschijnlijk volgende week.
Ondertussen mailt de recruiter. Vraagt om feedback. Maakt een aantekening in een Excel dat Martijn bijhoudt in zijn eigen mapje. De kandidaat krijgt drie weken later een standaardmailtje. Of helemaal niets.
Dit scenario herhaalt zich bij vrijwel elke openstaande vacature waarbij een lijnmanager een stap moet zetten buiten zijn eigen werkplek. Dit kan de doorlooptijd per kandidaat aanzienlijk verlengen, niet omdat de wil ontbreekt, maar omdat het systeem extra handelingen vraagt die niet in het dagelijkse ritme passen.
De oplossing zit niet in betere afspraken. Die heb je al gemaakt. De oplossing zit in een proces dat werkt zonder dat jij er steeds aan trekt.
Van vacature tot medewerker in AFAS: zo ziet het proces er concreet uit
Novi is geen laag boven AFAS, het werkt ín AFAS. Autorisaties, workflows en notificaties zijn geen kopieën van wat je al had, ze zijn hetzelfde systeem. Dat is wat native integratie anders maakt dan een koppeling via een API: er is geen tweede systeem dat synchroon moet lopen, geen apart dashboard om in te leren, geen moment waarop data van de ene naar de andere kant moet worden gestuurd.
Elke stap in het selectieproces is gekoppeld aan een verantwoordelijke, een actie en een deadline. Niemand hoeft te zoeken wat er van hem verwacht wordt. Het proces leidt.
- Vacature live in één autorisatiestap:
De recruiter maakt de vacature aan in AFAS, de workflow bepaalt wie accordeert en welke kanalen de vacature automatisch ontvangen, inclusief de werkenbij website, Indeed en sectorspecifieke platforms.
- CV-parsing direct bij binnenkomst:
Elke sollicitatie wordt automatisch verwerkt en de hiring manager ontvangt een notificatie in AFAS InSite, zonder extra login of extra systeem.
- Gestructureerde beoordeling met deadline:
Het beoordelingsformulier staat klaar, de autorisatie bepaalt wie het ziet, en het systeem escaleert automatisch als een deadline wordt overschreden.
- Aanname zonder dubbele invoer:
De goedkeuring in het ATS triggert direct de aanmaaklijn in AFAS HR en payroll. Geen handmatige overdracht, geen controlelijst achteraf.
- Pre-boarding gestart voor dag 1:
De nieuwe medewerker ontvangt contractvoorstel en arbeidsvoorwaarden digitaal ter ondertekening, nog voor de eerste werkdag.
Voordelen van Novi:
De lijnmanager beoordeelt in 2 stappen. Zonder aparte login.
De meeste ATS-systemen zijn gebouwd voor recruiters. De hiring manager is een bijrol: iemand die een mailtje krijgt, op een link klikt naar een platform dat hij niet kent en vervolgens terugmailt in plaats van de tool te gebruiken.
Novi draait in AFAS InSite, de omgeving waar de lijnmanager al dagelijks werkt. Hij opent zijn takenlijst, ziet de kandidaat staan, bekijkt het cv en de beoordelingsvragen en geeft zijn oordeel. Klaar. Geen wachtwoord voor een nieuw systeem. Geen handleiding. Geen reden om het uit te stellen.
Wat de hiring manager ziet:
- Alleen de kandidaten die voor hem relevant zijn, op basis van AFAS-autorisaties
- Een vooraf ingestelde beoordelingsstructuur, zodat beoordeling objectief en vergelijkbaar is
- Een notificatie in AFAS of Microsoft Teams zodra zijn input nodig is
Wat dit oplevert: klanten die via Novi beoordelen, zien de reactietijd van hiring managers aanzienlijk dalen ten opzichte van traditionele werkwijzen.
Gebouwd voor de toekomst
Novi stelt via AFAS zelf kandidaten voor bij een openstaande vacature, op basis van cv en competentieprofiel. Een sollicitant die niet direct past bij vacature A, kan automatisch worden voorgesteld voor vacature B. Je talentpool werkt voor je, ook als de match niet meteen voor de hand ligt.Persoonlijke afwijzingscommunicatie
Novi neemt via AFAS de toelichting van de beoordeling mee in de afwijzingsmail. Kandidaatervaring is daarmee geen bijproduct van het proces, maar een gecontroleerd onderdeel ervan. Dat klinkt als een detail. In een krappe arbeidsmarkt is het reputatiemanagement.
Interne mobiliteit als onderdeel van selectie
Novi maakt via AFAS interne kandidaten zichtbaar bij externe vacatures. Zo geef je eigen medewerkers de eerste kans zonder aparte processen of handmatige uitzoekerij.
AI-assistentie bij vacatureteksten
Novi genereert op basis van functieomschrijving en doelgroep een vacaturetekst die geoptimaliseerd is voor werkenbij websites en jobboards. De recruiter stuurt bij, het systeem doet het eerste werk.
Organisaties die het selectieproces in AFAS beheren, selecteren sneller en met minder fouten.
"Het betere beoordelen: zo gaat dat nu bij de UT"
De klik met Gladior was er meteen. Het is geen klant-leverancier-verhouding, maar echt een partnership. Ze zijn reëel in wat ze voor ons kunnen betekenen en doen geen beloften die ze niet kunnen nakomen.
Arno Holterman
Hoofd van de HR Service
Bekijk de case
Veelgestelde vragen over sneller selecteren met Novi in AFAS
-
Novi werkt native in AFAS, wat betekent dat autorisaties, workflows en data hetzelfde systeem gebruiken als je bestaande AFAS-omgeving. Een gekoppeld ATS vereist twee afzonderlijke systemen die synchroon moeten lopen, met alle risico’s op fouten, vertraging en dubbele invoer van dien. Bij Gladior is er één leverancier, één omgeving en geen overdrachtsmoment dat handmatig beheerd moet worden.
-
De lijnmanager werkt in AFAS InSite, de omgeving die hij al dagelijks gebruikt. Hij ontvangt een notificatie zodra zijn beoordeling nodig is, opent de kandidaatkaart direct vanuit die notificatie en geeft zijn oordeel via een vooraf ingesteld beoordelingsformulier. Geen aparte login, geen nieuw systeem. Klanten van Gladior zien de reactietijd van hiring managers aanzienlijk dalen na implementatie.
-
AFAS biedt standaard basisfunctionaliteit voor recruitment, maar geen volwaardig ATS met gestructureerde beoordelingsworkflows, CV-parsing, AI-matching, automatische vacatureverspreiding en gecontroleerde kandidaatcommunicatie. Gladior’s ATS voegt die recruitmentlaag toe ín AFAS, zodat je niet kiest tussen een goed HR-pakket en een goed recruitmentsysteem.
-
Profit 8, de grootste AFAS-update van 2026, voegt onder meer AI-matching toe die kandidaten automatisch voorstelt op basis van competenties, ook bij vacatures waarvoor ze niet direct hebben gesolliciteerd. Daarnaast maakt Profit 8 interne mobiliteit zichtbaar in het selectieproces en verbetert het de kwaliteit van afwijzingscommunicatie. Novi is direct ingesteld op deze nieuwe functionaliteiten.
-
Novi triggert de aannamebeslissing automatisch de aanmaaklijn in AFAS HR en payroll. Er is geen handmatige overdracht, geen apart controledossier en geen risico op fouten door dubbele invoer. De medewerker staat correct in het systeem voordat de eerste werkdag begint.
-
De implementatietijd hangt af van de complexiteit van de bestaande AFAS-omgeving en de gewenste configuratie. Omdat Novi native in AFAS draait, vervallen de gebruikelijke integratie- en synchronisatiestappen die een externe koppeling vereist. De meeste organisaties zijn binnen een aantal weken volledig operationeel.
-
Novi fungeert als presentatielaag op AFAS en verwerkt zelf geen kandidaatgegevens. Alle gegevensbeheer en autorisatie verlopen via AFAS, waarmee je als organisatie volledige controle houdt over wie welke data ziet en bewerkt. Kandidaatgegevens kunnen te allen tijde worden verwijderd of geanonimiseerd conform de AVG. Gladior is gecertificeerd AFAS-koppelpartner.