Volledige sturing over kandidatenbeheer in één ats
Voor HR-managers bij AFAS-organisaties die klaar zijn met kandidaten die verdwijnen tussen mailboxen, spreadsheets en halve statusupdates.
Novi centraliseert elk kandidaatcontact, elke beoordeling en elke statuswijziging in een systeem dat volledig integreert met AFAS. Van eerste sollicitatie tot de eerste werkdag. Geen losse koppeling, één platform, jouw proces.
- Native gebouwd op AFAS
- Van CV tot arbeidscontract
- Gecertificeerd AFAS-koppelpartner
Kandidaten in een ats dat is gebouwd voor AFAS
Voor HR en payroll doet AFAS precies wat het moet doen. Maar kandidatenbeheer vraagt iets anders: sourcen, matchen, beoordelen, communiceren en opvolgen, in één gecontroleerde stroom.
Zonder dat fundament besteden teams uren per week aan statusupdates die hiring managers toch niet vertrouwen.
- Kandidaten worden twee keer ingevoerd.
- Beoordelingen staan verspreid over mailboxen van mensen die allang verder zijn.
Dat patroon herhaalt zich bij elke vacature, totdat het proces structureel wordt ingericht. Novi is het ATS-platform van Gladior, native gebouwd op AFAS. Het lost dit op binnen de omgeving die jouw organisatie al kent.
Kandidatenbeheer van eerste contact tot onboarding
Kandidatenbeheer in Novi fungeert als laag bovenop AFAS. Alle kandidaat data staat in AFAS. Novi verwerkt niets apart. Dat betekent: geen dubbele invoer, geen synchronisatieproblemen, geen risico buiten de AFAS-omgeving. Zodra een kandidaat solliciteert, slaat Novi alle informatie automatisch op in een centrale kandidatendatabase binnen AFAS. Status, communicatie, beoordelingsgeschiedenis, alles staat op één plek.
Nederland telt 45 ATS-aanbieders. De meeste werken als een externe koppeling naast AFAS. Novi is het enige systeem dat native is gebouwd op het AFAS-platform, zodat het recruitmentproces en het HR-proces geen twee aparte werelden zijn.
- Geen synchronisatieslag meer:
Kandidaatgegevens staan direct in AFAS, niet in een extern systeem dat je periodiek bijwerkt.
- AVG-compliant by design:
Gebruikers zien alleen de kandidaten die relevant zijn voor hun rol; anonimiseren kan met één handeling.
- Onboarding zonder dubbel werk:
De overdracht van aangenomen kandidaat naar nieuw medewerker verloopt automatisch binnen AFAS, inclusief pre-boarding en contractondertekening.
- Meldingen die het proces bewegen:
Recruiters en hiring managers ontvangen meldingen vanuit AFAS op het moment dat hun actie nodig is, zodat doorlooptijd niet afhankelijk is van wie iets onthoudt.
Voordelen:
Van vacature tot collega in 4 stappen
Werven met controle
Vacatures worden automatisch verspreid via de kanalen die jij bepaalt: werkenbij-website, Indeed, LinkedIn, Meta, Google, en niche-platforms per sector. AI-assistentie genereert de vacaturetekst op basis van de functieomschrijving. Jij beoordeelt. Jij publiceert.
Kandidaten beheren in één overzicht
Elke sollicitant komt automatisch binnen in het kandidatenbeheer van Novi. CV-parsing haalt relevante data op uit het cv. De talentpool bewaard eerdere kandidaten zodat jij bij een volgende vacature niet opnieuw van nul begint. 80 tot 90% van recruitmentprocessen volgt dezelfde basisstappen; die automatiseert Novi volledig. De overige 10 tot 20% wordt geconfigureerd op jouw organisatie.
Beoordelen als team, met afas autorisaties
Hiring managers, recruiters en HR-leads beoordelen kandidaten op basis van gestandaardiseerde competenties. Elke collega ziet alleen de kandidaten en informatie die passen bij zijn of haar rol, geregeld via bestaande AFAS-autorisaties.
Communicatie met kandidaten verloopt vanuit hetzelfde systeem, van eerste reactie tot aanbod.
Onboarden zonder opnieuw beginnen
De aangenomen kandidaat wordt automatisch omgezet naar medewerker in AFAS. Contractvoorstellen worden digitaal ondertekend. Pre-boarding-communicatie start in de weken voor de eerste werkdag, zodat nieuwe medewerkers weten wat hen te wachten staat. Recruitment en HR zijn één doorgaande lijn.
Wat klanten over ons zeggen
Kandidaatbeheer dat werkt
Wie recruitment laat afhangen van mailboxen en spreadsheets naast AFAS, blijft reageren op klachten in plaats van sturen op resultaat. Kandidatenbeheer in Novi geeft jou één overzicht, geautomatiseerde doorstroom en een onboarding die begint voor de eerste werkdag.
Veelgestelde vragen over ons ats
Hieronder de vragen die we het meest krijgen. Heb je een andere vraag? Wij helpen je graag!
-
Alle sollicitaties worden centraal als sollicitatie in AFAS vastgelegd. Dat geldt niet alleen voor sollicitaties via de werkenbij-website, maar ook voor kandidaten die bijvoorbeeld via Indeed of een ander vacatureplatform solliciteren. Zij worden automatisch als sollicitant in AFAS aangemaakt; handmatig overnemen is dus niet nodig.
Solliciteert een bestaande medewerker op een interne vacature, dan herkent AFAS dat direct. Je kunt er vervolgens voor kiezen om voor interne kandidaten een afwijkend proces of een andere workflow te hanteren.
Uiteraard houd je daarbij rekening met de AVG en bewaartermijnen. Via de autorisaties bepaal je bovendien wie welke sollicitaties mag inzien. Zo heb je alle kandidaten op één centrale plek en kun je ze vanuit AFAS beoordelen en opvolgen.
-
Dat is eigenlijk heel eenvoudig. Onze oplossing sluit volledig aan op de standaardprocessen van AFAS. Hierdoor loopt het recruitmentproces naadloos over in HR en onboarding.
Bij de vacatureaanvraag kies je al de functie, het profiel en het bijbehorende proces. Die gegevens worden vervolgens gedurende het hele traject hergebruikt. Je voert informatie dus één keer in en gebruikt deze daarna voor de sollicitatieprocedure, het opstellen van het contract en de onboarding.
Dat is een belangrijk verschil met veel losse ATS-oplossingen. Daar bouw je een kandidaatprofiel op in een apart systeem en moet je bij indiensttreding gegevens alsnog overzetten naar HR. Daarbij gaat vaak waardevolle informatie verloren of ontstaat opnieuw handmatig werk. Omdat recruitment en HR bij ons volledig in AFAS plaatsvinden, blijft alle informatie behouden: van de eerste sollicitatie en gespreksnotities tot aan de eerste werkdag en zelfs daarna. Zo heb je één compleet dossier gedurende de hele employee journey.
-
Jazeker. Recruiters en hiring managers kunnen gelijktijdig in hetzelfde kandidaatdossier werken. Welke informatie zij mogen inzien en welke acties zij kunnen uitvoeren, bepaalt je organisatie volledig zelf via de autorisaties in AFAS.
In de praktijk zien we vaak dat recruiters verantwoordelijk zijn voor de regie over het proces. Zij kunnen bijvoorbeeld een sollicitatie versnellen als deze te lang blijft liggen, een kandidaat persoonlijk benaderen bij een afwijzing of bespreken of een andere vacature of de talentpool interessant is.
Tegelijkertijd kun je ervoor kiezen om bepaalde informatie, zoals een salariswens of interne notities, alleen zichtbaar te maken voor recruiters en niet voor hiring managers. Zo werkt iedereen in hetzelfde dossier, maar altijd met de rechten die passen bij zijn of haar rol.
-
Novi sluit volledig aan op de standaard autorisaties van AFAS. Per vacature leg je vast welke rol iemand heeft en daarmee ook welke kandidaten zichtbaar zijn en welke acties uitgevoerd mogen worden.
De hoofdverantwoordelijke voert de regie over de vacature en neemt de uiteindelijke beslissing. Verantwoordelijken beoordelen kandidaten en geven hun feedback. Een contactpersoon kan bijvoorbeeld afspraken inplannen of contact onderhouden met kandidaten. Daarnaast is er de superuser, die toegang heeft tot de configuratie en indien nodig altijd kan ingrijpen in het proces.
Doordat we de autorisaties van AFAS volgen, ziet iedere gebruiker alleen de vacatures en kandidaten die voor zijn of haar rol relevant zijn. Zo houd je grip op privacy, werk je overzichtelijk en voorkom je dat informatie onnodig breed toegankelijk is.