Grip op sollicitaties, van vacature tot payroll
Met Novi heb je een recruitmentproces dat werkt als één beheersbaar geheel binnen AFAS, zodat hiring managers betrokken blijven, data foutloos doorstroomt en elke aanname voorspelbaar verloopt.
Een vacature die drie weken te lang openstaat. Een hiring manager die zijn beoordeling niet invult. Een overdracht naar HR die half handmatig gaat. Dat zijn de vaste kosten van een recruitmentproces zonder sturing.
Novi neemt die sturing over. Niet met een extra tool naast AFAS, maar als oplossing voor je hele proces: van de eerste vacaturetekst tot de ondertekening van het contract en de foutloze overgang naar payroll.
- Eén proces, van vacature tot payroll
- Native gebouwd in AFAS
- Consultancy én platform, één eigenaar
Recruitment loopt vast op onverwachte momenten
Niet bij de vacaturetekst. Niet bij de eerste sollicitaties. Recruitment loopt vast op het moment dat de hiring manager drie berichten niet heeft beantwoord, dat HR vraagt om kandidaatdata die nergens centraal staat, of dat de overdracht naar payroll toch weer handmatig wordt afgerond omdat het ATS en AFAS twee aparte systemen zijn die niet écht met elkaar praten.
Veel recruiters geven aan dat een goed ingericht ATS invloed heeft op hun wervingsproces. Maar “goed ingericht” is het sleutelwoord. Een systeem dat los staat van AFAS, dat hiring managers vraagt om in te loggen op een platform dat ze niet kennen, of dat data bij elke stap handmatig doorstuurt, doet precies het tegenovergestelde.
Vacatures staan langer open dan nodig. Kandidaten haken af door trage communicatie. En de eerste werkdag van een nieuwe collega begint met ontbrekende contracten en incomplete dossiers. Dat is geen pech, dat is wat er gebeurt als niemand verantwoordelijk is voor het proces als geheel.
Zo ziet een beheerst recruitmentproces eruit
Vacature aanmaken en uitzetten
Vanuit AFAS InSite maak je een vacature aan. AI-ondersteuning helpt bij het opstellen van een effectieve vacaturetekst, geoptimaliseerd voor jouw werkenbij-website en relevante jobboards. Zodra de vacature live staat, verspreidt het systeem hem automatisch naar de door jou gekozen kanalen, organisch én betaald, inclusief nichesites voor jouw sector.
Sollicitaties binnenkomen en gestructureerd beoordelen
Elke sollicitatie, via de werkenbij-website, Indeed of LinkedIn, komt automatisch binnen in AFAS. CV-parsing haalt de relevante gegevens direct op; de recruiter hoeft niets over te typen. Alle sollicitanten staan op één plek, met een gestandaardiseerde beoordelingsstructuur zodat kandidaten objectief en consistent worden beoordeeld. Per kandidaat is direct zichtbaar in welke fase van het proces hij of zij zich bevindt.
Hiring manager betrekt en besluit
De hiring manager krijgt via AFAS InSite automatisch toegang tot de kandidaten die voor hem relevant zijn, niet meer, niet minder. Geen apart systeem, geen nieuwe inloggegevens. De beoordelingsstructuur staat klaar; de hiring manager vult in en geeft zijn oordeel. Het systeem stuurt automatisch een melding als actie vereist is.
Aanbod, contract en pre-boarding
Zodra de keuze gemaakt is, start de contractfase direct vanuit Novi. De nieuwe collega ontvangt het contractvoorstel digitaal en ondertekent met één druk op de knop. Pre-boarding begint automatisch: de nieuwe medewerker weet al voor de eerste werkdag wat er van hen verwacht wordt en wat ze kunnen verwachten.
Foutloze overdracht naar HR en payroll
Het volledige kandidaatdossier gaat automatisch over naar AFAS HR en payroll. Geen dubbele invoer, geen handmatige overdracht, geen ontbrekende gegevens. Wat in Novi is vastgelegd, staat direct correct in AFAS, compliant, volledig en klaar voor de eerste salarisrun.
Eén eigenaar voor het volledige recruitmentproces
Gladior is de enige AFAS-partner die het volledige recruitmentproces met één applicatie beheersbaar maakt binnen het AFAS-systeem, van vacature tot indiensttreding.
De meest gebruikte ATS-systemen die aan AFAS worden gekoppeld, zijn gebouwd als zelfstandige applicaties die via een API met AFAS communiceren. Dat betekent: twee partijen, twee contracten, twee verantwoordelijkheden en bij elke update het risico dat de koppeling wegvalt. Novi werkt als presentatielaag bovenop AFAS. De data blijft in AFAS, de autorisaties lopen via AFAS, en de workflows zijn de AFAS-workflows die jouw organisatie al kent.
Natuurlijk richten we het ook in. Het team stemt de workflows af op jouw organisatie en denkt mee over adoptie door hiring managers. Vraagt een andere organisatie eerder om een specifieke functionaliteit, dan profiteer jij daar automatisch van, zonder meerkosten.
- Diepste AFAS-integratie beschikbaar:
Geen externe koppeling, data en autorisaties lopen volledig via AFAS.
- Één aanspreekpunt
Gladior is verantwoordelijk voor zowel het platform als de procesoptimalisatie.
- AVG-compliant by design
Gebruikers zien uitsluitend de kandidaten die voor hen geautoriseerd zijn; gegevensverwijdering en anonimisering verloopt direct via AFAS.
- Groeit mee met de klantenbasis
Nieuwe functies komen voort uit concrete klantvragen en zijn direct beschikbaar voor alle gebruikers, zonder extra kosten.
Voordelen:
Organisaties die de sturing terugpakten
"Het betere beoordelen: zo gaat dat nu bij de UT"
De klik met Gladior was er meteen. Het is geen klant-leverancier-verhouding, maar echt een partnership. Ze zijn reëel in wat ze voor ons kunnen betekenen en doen geen beloften die ze niet kunnen nakomen.
Arno Holterman
Hoofd van de HR Service
Bekijk de case
Veelgestelde vragen over het Gladior ATS voor AFAS
-
Ja. Novi is gebouwd als presentatielaag bovenop AFAS en werkt met de workflows, autorisaties en datastructuur die jouw organisatie al gebruikt. Je installeert niets nieuws. Gladior richt het proces in binnen het AFAS-ecosysteem dat al operationeel is.
-
We zetten bestaande ATS-omgevingen over naar Novi. Tijdens een intakegesprek bepalen we welke data, workflows en instellingen meemoeten, kandidaathistorie en lopende vacatures inbegrepen.
-
Hiring managers hoeven niet in te loggen op een nieuw systeem. Ze werken via AFAS InSite, de omgeving die ze al kennen voor verlof en andere HR-taken. Ze zien alleen de kandidaten die voor hen relevant zijn en krijgen automatisch een melding als hun actie nodig is. De drempel is zo laag als het maar kan binnen een volledig autorisatie-gestuurd proces.
-
Novi verwerkt zelf geen gegevens. Alle data blijft in AFAS. Gebruikers zien uitsluitend de kandidaten waarvoor ze geautoriseerd zijn. Verwijderen of anonimiseren gaat direct via AFAS, conform de AVG. Gladior is gecertificeerd AFAS-koppelpartner en heeft de beveiligingseisen doorlopen die AFAS aan haar partners stelt.
-
Ja. Sollicitaties via Indeed komen automatisch binnen in Novi en zijn direct gekoppeld aan de juiste vacature in AFAS. Via de LinkedIn-integratie importeer je kandidaatgegevens rechtstreeks, zowel voor recruiters via AFAS InSite als via de werkenbij-website. CV-parsing haalt de relevante velden op. Handmatig invoeren vervalt.
-
Gladior bouwt functies in op basis van klantwensen. Heeft een vergelijkbare organisatie eerder hetzelfde gevraagd, dan is het al beschikbaar, zonder meerkosten. Nieuwe wensen worden beoordeeld en, als ze breed toepasbaar zijn, opgenomen in het standaardplatform zodat alle klanten ervan profiteren.
-
Zodra iemand wordt aangenomen, gaat het volledige dossier automatisch naar AFAS HR en payroll. Geen export, geen spreadsheet, geen dubbele invoer. Wat tijdens het wervingsproces is vastgelegd staat direct correct in AFAS, compliant en klaar voor de eerste salarisverwerking.