Recruitment automatiseren, volledig in AFAS
Novi is geen koppeling naast AFAS, het is onderdeel ervan. Van vacatureaanvraag tot eerste werkdag: één proces, één systeem, nul handmatig overtypen.
HR-managers bij AFAS-gebruikende organisaties kennen het probleem. Recruiters die afhaken. Data die handmatig wordt overgezet naar payroll. Vacatures die weken open staan terwijl de goedkeuringsworkflow ergens blijft hangen. Met Novi krijg je weer grip op dat proces.
- Gebouwd in AFAS, niet ernaast
- Van vacature tot payroll: één proces
- Gecertificeerd AFAS-koppelpartner
Recruitment loopt vast. Zelden aan talent. Vaak aan het proces.
Je hebt AFAS. Je hebt HR-processen die draaien. Maar zodra recruitment begint, valt het uiteen in losse stappen die niemand volledig overziet. De recruiter wacht op de hiring manager. De hiring manager heeft geen tijd om in te loggen. En aan het einde van het proces typt iemand van HR de kandidaatdata handmatig over naar payroll, en maakt daarin een fout die pas op de eerste werkdag opduikt. Voor organisaties met een continu wervingsvraagstuk is dit het patroon. Alles voor de kandidaat loopt. Wat daarna komt, loopt niet.De goedkeuring die nergens staat
Een vacature is intern goedgekeurd, maar in welk systeem staat dat vastgelegd? De hiring manager denkt dat HR het oppakt. HR wacht op de bevestiging van de lijnmanager. Intussen is de beste kandidaat al elders begonnen.
De hiring manager die afhaakt
Beoordelen via een apart systeem met een apart wachtwoord werkt niet. Lijnmanagers haken af bij de eerste keer inloggen. Het gevolg: recruiters nemen beslissingen alleen, of de doorlooptijd verdubbelt terwijl iedereen wacht op feedback die niet komt.
De overdracht naar payroll die fout gaat
Kandidaatdata zit in het ATS. Personeelsdata hoort in AFAS. Iemand kopieert. Iemand typt over. Iemand mist een veld. Payroll signaleert een fout op dag één van de nieuwe medewerker, op het moment dat je het minst kunt bijsturen.
Van vacatureaanvraag tot eerste werkdag, zonder handmatig werk
Novi is onderdeel van het AFAS-ecosysteem. Geen koppeling die berichten stuurt tussen twee systemen, maar een laag die rechtstreeks werkt met de workflows, autorisaties en data die al in jouw AFAS-omgeving staan. Elke stap in het recruitmentproces, van de eerste vacatureaanvraag tot de onboarding op dag één, loopt door hetzelfde systeem dat ook jouw HR en payroll aandrijft.
Recruiters, hiring manager en HR werken vanuit hetzelfde proces. Zonder extra logins. Zonder dubbele invoer. Zonder discussie over wie verantwoordelijk is als er iets misgaat.
- Recruiters beoordelen in AFAS
Met gepersonaliseerde autorisaties zien lijnmanagers precies de kandidaten die voor hen relevant zijn, en niets meer. Geen apart systeem, geen drempel om in te loggen.
- AI stelt de beste match voor
Solliciteert iemand op de verkeerde vacature? Profit 8 herkent dat het profiel beter past bij een andere openstaande positie en stelt dat automatisch voor.
- Vacatures worden automatisch verspreid
Naar de werkenbij-website, jobboards en betaalde kanalen zoals LinkedIn, Meta en Google, vanuit één plek in AFAS InSite.
- Onboarding start voor dag één
Via AFAS Pocket levert de nieuwe medewerker zelf onboardinggegevens aan, direct in het systeem. HR hoeft niets over te typen.
- Overdracht naar payroll is foutloos
Omdat kandidaatdata al in AFAS zit, bestaat de brug niet. De data is er al.
Voordelen:
Zo loopt het recruitmentproces bij Novi
Vacatureaanvraag en goedkeuring:
De hiring manager dient een vacatureaanvraag in via AFAS InSite. De goedkeuringsworkflow loopt via de juiste verantwoordelijken, vastgelegd, traceerbaar, zonder e-mailverkeer ernaast. Is de vacature goedgekeurd, dan neemt het systeem het over.
Publicatie en verspreiding:
De vacature verschijnt op de werkenbij-website en de door jullie gekozen kanalen: Indeed, LinkedIn, Meta, Google en nichesites in jullie sector. AI schrijft de vacaturetekst, afgestemd op de doelgroep, binnen enkele minuten klaar.
Kandidaatbeheer en beoordeling:
Sollicitanten komen binnen in Novi. Hiring managers ontvangen een melding via Microsoft Teams, E-mail of WhatsApps en beoordelen via AFAS InSite of Microsoft Teams, met precies de autorisaties en informatie die bij hun rol horen. Vaste beoordelingsformulieren houden evaluaties vergelijkbaar. AI koppelt kandidaten ook aan posities waarvoor ze zelf nooit hadden gesolliciteerd.
Aanbod en contract:
Na de selectie genereert het systeem het contractvoorstel. De kandidaat ondertekent digitaal. Alles loopt via AFAS, geen apart documentbeheer, geen handmatige stap voor HR.
Onboarding via AFAS Pocket:
De nieuwe medewerker levert zelf onboardinggegevens aan via AFAS Pocket, nog voor de eerste werkdag. HR ziet de data direct in het systeem verschijnen. De overdracht naar payroll verloopt foutloos, want er valt niets over te dragen, de data staat er al.
De meeste ATS-oplossingen koppelen aan AFAS. Wij werken erin.
Er zijn ATS-systemen die samenwerken met AFAS via een koppeling. Die aanpak heeft één fundamentele kwetsbaarheid: twee systemen betekent twee verantwoordelijkheden, twee eigenaarsvragen en één kwetsbare brug die onderhoud vereist bij elke update. Profit 8 is de grootste AFAS-release in jaren. Organisaties die met een externe koppeling werken, merken dat op het moment waarop ze het minst willen testen.
Novi is een presentatielaag die rechtstreeks op het AFAS-ecosysteem draait. Geen extern systeem dat AFAS-data binnenhaalt. Gebruikers zien uitsluitend de informatie waarvoor hun autorisatie geldt, en data verlaat het systeem nooit. Als AFAS een update uitrolt, hoeft er niets opnieuw gebouwd te worden, er is schlicht geen brug om te onderhouden.
AFAS zegt het zelf: “AFAS beschikt niet over een ATS-systeem, en dat hoeft ook niet.” Gladior staat op de officiële partnerlijst als één van de meest gekoppelde ATS-systemen.
Eén ecosysteem. Eén aanspreekpunt. Als er iets misgaat, is er geen discussie over wie het oplost.
Wat er verandert als recruitment één proces wordt
"Het betere beoordelen: zo gaat dat nu bij de UT"
De klik met Gladior was er meteen. Het is geen klant-leverancier-verhouding, maar echt een partnership. Ze zijn reëel in wat ze voor ons kunnen betekenen en doen geen beloften die ze niet kunnen nakomen.
Arno Holterman
Hoofd van de HR Service
Bekijk de case
"Bzzzonder onboarden"
Er kan zoveel meer dan je denkt! Het meenemen van een huisstijl hoeft geen uitdaging te zijn. Het gaat om de beschikbare mogelijkheden, efficiënt te gebruiken, zodat alles overzichtelijk en herkenbaar wordt.
Developer - Gladior
Bekijk de case
Veelgestelde vragen over recruitment automatiseren met Gladior en AFAS
-
Novi is een presentatielaag die rechtstreeks op het AFAS-ecosysteem draait. Kandidaatgegevens worden nooit naar een extern systeem gekopieerd. Autorisaties, workflows en databeheer lopen volledig via AFAS, er is geen aparte koppeling die bij iedere AFAS-update, zoals Profit 8, opnieuw aangepast moet worden.
-
Ze krijgen een melding via Microsoft Teams of e-mail zodra er een kandidaat te beoordelen is. Die beoordeling gaat via AFAS InSite, met autorisaties op maat, ze zien alleen wat relevant is voor hun vacature. Geen apart systeem, geen apart wachtwoord.
-
Ja. Met Profit 8 kunnen nieuwe medewerkers onboardinggegevens aanleveren via AFAS Pocket, stelt het systeem automatisch betere vacaturematches voor op basis van cv-competenties, en vult AI workflows automatisch in. Gladior verwerkt deze functionaliteiten direct in het ATS-proces.
-
Novi verwerkt zelf geen kandidaatgegevens. Gegevensbeheer en autorisatie lopen volledig via AFAS. Kandidaatgegevens kunnen te allen tijde worden geanonimiseerd of verwijderd conform de AVG. Gladior is gecertificeerd AFAS-koppelpartner.
-
De kosten hangen af van de omvang van de organisatie, het aantal actieve vacatures en de gewenste functionaliteiten. Er zijn geen losse onderhoudskosten voor een externe koppeling. Plan een gesprek voor een concrete prijsindicatie op basis van jouw situatie.
-
Ja. Medewerkers kunnen via AFAS InSite solliciteren op interne vacatures. De workflow, goedkeuring en beoordeling verlopen via hetzelfde proces als externe werving, inclusief de autorisaties die horen bij de betrokken leidinggevenden.
-
Dat hangt af van de complexiteit van de organisatie en de bestaande AFAS-inrichting. Novi draait rechtstreeks op AFAS. Er hoeft geen databrug of API-koppeling gebouwd te worden. Voor een gemiddelde AFAS-gebruikende organisatie is de basisconfiguratie binnen enkele weken operationeel.