AFAS ATS-implementatie zonder verrassing of verlies van grip
Met Novi heb je jouw recruitmentproces direct in AFAS. Vier fasen, vaste verantwoordelijkheden, een go-live waarop je kunt rekenen.
Elke implementatie die misgaat, loopt stuk op hetzelfde punt: onduidelijke verantwoordelijkheden, koppelingen die breken bij een update, hiring managers die afhaken. Wij nemen de regie vanaf dag 1. Jij bepaalt de kaders; wij leveren een werkend proces.
- Native gebouwd in AFAS
- Adoptie geborgd voor go-live
- Officieel AFAS-koppelpartner
Implementatiemoe. En terecht.
Veel HR-teams hebben al eens een ATS-traject doorgemaakt. Ze weten hoe het gaat: een veelbelovende demo, een go-live die uitloopt, en daarna maanden van handmatige correcties omdat het systeem net iets anders werkt dan de AFAS-workflows waarop het hele HR-proces draait. De hiring managers haken af. De data klopt niet. Jij lost de brandjes op.
Veel HR-teams hebben al eens een ATS-traject doorgemaakt. Ze weten hoe het gaat: een veelbelovende demo, een go-live die uitloopt, en daarna maanden van handmatige correcties omdat het systeem net iets anders werkt dan de AFAS-workflows waarop het hele HR-proces draait. De hiring managers haken af. De data klopt niet. Jij lost de brandjes op.
Vier fasen. Vaste uitkomsten. Geen open eindjes.
Intake & procesanalyse
We brengen jouw huidige AFAS-inrichting en recruitmentproces in kaart. We identificeren waar het proces nu spaak loopt: dubbele invoer, onduidelijke autorisaties, handmatige overdrachten. De output van deze fase is een concreet implementatieplan met vastgelegde verantwoordelijkheden, een tijdlijn en meetbare mijlpalen.
Eigenaar: Gladior. Jouw inbreng: 1 sessie van 2 uur met HR en IT.
Inrichting & integratie
Novi wordt geconfigureerd in het AFAS-ecosysteem. Workflows, autorisaties en gebruikersbeheer worden direct ingeregeld vanuit AFAS, niet als aanvullende laag, maar als native onderdeel van het systeem dat jouw team al kent. De LinkedIn-integratie zorgt dat vacatures automatisch worden geplaatst en sollicitaties direct terugstromen als kandidaat in AFAS. Hetzelfde geldt voor Indeed: als officieel Indeed ATS-partner synchroniseren we sollicitaties automatisch.
Eigenaar: Gladior. Jouw inbreng: review en akkoord per fase.
Activatie & adoptie
Recruiters én hiring managers worden begeleid geactiveerd, geen handleiding die niemand leest, maar gerichte training in de context van hun eigen AFAS-omgeving. Adoptie is geborgd voor go-live, niet een aanname erna. Hiring managers werken in AFAS, niet in een apart systeem.
Eigenaar: Gladior. Jouw inbreng: beschikbaarheid van de betrokken teams.
Live & in control
Go-live met monitoring. Wij blijven verantwoordelijk totdat het proces aantoonbaar stabiel loopt. Bij een AFAS-update toetsen wij de integratie, als officieel AFAS-koppelpartner is dat onze verantwoordelijkheid, niet die van jouw IT-afdeling.
Eigenaar: Gladior. Jouw inbreng: gebruik het systeem zoals het is ingericht.
Geen koppeling. Eén proces, ingebouwd in AFAS.
Novi is geen extern systeem dat via een koppeling communiceert met AFAS. Het leeft in het AFAS-ecosysteem. Dat betekent dat AFAS-workflows en autorisaties de norm zijn voor het volledige recruitmentproces, van vacature tot ondertekening van het contract.
Elke collega krijgt toegang tot precies de informatie en processen die bij zijn of haar rol horen, op basis van de AFAS-autorisaties die jij al hebt ingeregeld. Geen dubbele rechtenbeheer. Geen afzonderlijk systeem dat los staat van de rest van je HR-landschap.
AFAS beschikt zelf niet over een eigen ATS-systeem. Via gecertificeerde AFAS-partners schaf je een volwaardig recruitmentplatform aan dat native integreert met AFAS, zodat je één ecosysteem behoudt in plaats van twee systemen die je aan elkaar moet lijmen.
- zonder handmatige invoer
Kandidaatgegevens stromen foutloos door naar onboarding en payroll, zonder handmatige invoer
- Beoordelen binnen AFAS InSite
Hiring managers beoordelen kandidaten binnen AFAS InSite, in een interface die ze al kennen
- Vacatures automatisch verspreid
Vacatures worden automatisch verspreid via LinkedIn en Indeed, sollicitaties keren automatisch terug als kandidaat in AFAS
-
Bij een AFAS-update toetsen we de integratie, jouw IT-afdeling hoeft dit niet te bewaken
- Aanpasbare dashboards
Aanpasbare dashboards geven jou volledig inzicht: van lopende wervingscampagnes tot de status van elke interne opvolging
Wat dit concreet betekent:
De Universiteit Twente ging van 25 losse applicaties naar één recruitmentproces.
"Het betere beoordelen: zo gaat dat nu bij de UT"
De klik met Gladior was er meteen. Het is geen klant-leverancier-verhouding, maar echt een partnership. Ze zijn reëel in wat ze voor ons kunnen betekenen en doen geen beloften die ze niet kunnen nakomen.
Arno Holterman
Hoofd van de HR Service
Bekijk de case
Veelgestelde vragen over de AFAS ATS-implementatie van Gladior
-
Kleinere organisaties zijn doorgaans binnen vier tot acht weken live. Bij middelgrote tot grote organisaties met maatwerk en meerdere koppelingen loopt dat op tot drie tot twaalf maanden. Gladior werkt met vier vaste implementatiefasen, wat de doorlooptijd 30 tot 40% korter maakt dan een ongestructureerde aanpak.
-
Een koppeling verbindt twee aparte systemen via een API, ze blijven los van elkaar. Novi werkt in AFAS. Workflows, autorisaties en gebruikersbeheer lopen allemaal via AFAS, dus er is geen apart systeem om bij te houden of dat hapert na een AFAS-update. Gladior bewaakt die integratie doorlopend als officieel AFAS-koppelpartner.
-
Gladior toetst de integratie bij elke relevante AFAS-update. Dat valt onder de verantwoordelijkheid van Gladior, niet van jouw IT-afdeling. Klanten hoeven daar geen eigen beheerscapaciteit voor vrij te maken.
-
Adoptie is een eigen fase in het implementatietraject, geen aanname achteraf. Hiring managers werken in hun eigen AFAS-omgeving, de interface die ze al kennen. Voor go-live is bepaald wie het systeem gebruikt, waarvoor en hoe. Dat staat vast voordat er iemand live gaat.
-
Novi is configureerbaar op basis van jouw AFAS-inrichting. Specifieke wensen worden ingebouwd. Functionaliteiten die eerder voor vergelijkbare organisaties zijn ontwikkeld, worden standaard beschikbaar gesteld, zonder extra kosten. Dashboards zijn volledig aanpasbaar, van wervingscampagnes tot interne opvolging.
-
Novi is configureerbaar op basis van jouw AFAS-inrichting. Specifieke wensen worden ingebouwd. Functionaliteiten die eerder voor vergelijkbare organisaties zijn ontwikkeld, worden standaard beschikbaar gesteld, zonder extra kosten. Dashboards zijn volledig aanpasbaar, van wervingscampagnes tot interne opvolging.
-
Ja. Als LinkedIn-partner plaatst Gladior vacatures direct en stromen sollicitaties automatisch terug als kandidaat in AFAS. Als officieel Indeed ATS-partner synchroniseert Gladior sollicitaties uit Indeed automatisch. Vacatures zijn ook te verspreiden via branchespecifieke platforms zoals Zorgselect en Engineersonline.