Wie de vacature beheert, bepaalt de uitkomst
Novi geeft jou als HR-manager vanuit AFAS volledige controle over vacaturebeheer, van aanvraag en goedkeuring tot publicatie en doorstroom naar payroll.
Elke week dat een vacature niet wordt ingevuld door vertraagde feedback of een gemist akkoord, kost je organisatie productiviteit en geld. Niet omdat mensen hun werk niet doen, maar omdat er geen systeem is dat zorgt voor een tijdige opvolging. Met Novi beheer je jouw vacatures rechtstreeks in AFAS, geen koppeling, geen parallel traject, geen dubbele invoer.
- Volledig geïntegreerd in en gecertificeerd door AFAS
- Één autorisatiemodel voor iedereen
- Van sollicitatie tot payroll, geen dubbele invoer
Een vacature die als Word-document rondgaat, is geen proces
Herkenbaar? De vacature bestaat in Outlook, een SharePoint-map, of in het hoofd van de recruiter. De hiring manager heeft via mail akkoord gegeven, of dacht dat te hebben gedaan en ondertussen loopt de publicatie op de werkenbij-site twee weken achter op wat er intern al is besloten.
Intussen staat de positie open. Elke week langer kost jouw organisatie productiviteitsverlies of externe inhuurkosten, terwijl niemand precies weet wie nu verantwoordelijk is voor de volgende stap.
Vacaturebeheer als controlepunt, niet als formulier
Novi geeft je weer grip op het proces. Een vacatureaanvraag start via een AFAS-workflow: de juiste mensen keuren goed, met de autorisaties die al in AFAS zijn ingericht. Na goedkeuring wordt de vacature direct aangemaakt in Novi! Daarbij kan je ook direct de vacature publiceren op alle gewenste kanalen zoals, Indeed, LinkedIn, of sectorspecifieke platforms als Zorgselect of Meesterbaan.
Vanaf dat moment heeft elke betrokkene realtime inzicht in de status, de kandidaten en de benodigde actie. Is de kandidaat aangenomen? De data stroomt automatisch terug naar AFAS voor onboarding en payroll.
Geen dubbele invoer.
Geen handmatige overdracht.
- Vacatureaanvraag via AFAS-workflow
Wie goedkeurt en wanneer ligt vast, e-mails en losse akkoorden behoren tot het verleden.
- Één klik, alle kanalen
Na goedkeuring verspreidt het platform de vacature automatisch naar de gekozen kanalen, inclusief AI-assistentie bij het schrijven van de vacaturetekst.
- Realtime statusinzicht
Elke betrokkene ziet precies in welke fase een vacature zit en welke actie van hen verwacht wordt.
- Talentpool als reserve
Afgewezen kandidaten of potentieel talent verdwijnt niet uit beeld, het systeem bewaart hen voor toekomstige posities.
- Foutloze doorstroom naar HR en payroll
Een aangenomen kandidaat triggert automatisch de volgende stap in AFAS, zonder handmatige overdracht of risico op fouten.
Voordelen:
Van aanvraag tot indiensttreding: 3 stappen, 1 systeem
Aanvraag en goedkeuring in AFAS:
De vacature wordt aangevraagd via de AFAS-workflow die past bij jouw organisatie. De juiste mensen keuren goed op basis van de autorisaties die al zijn ingericht. Geen apart formulier, geen e-mail die kwijtraakt, het proces loopt via het systeem dat jouw organisatie al gebruikt.
Publicatie op alle gekozen kanalen:
Na goedkeuring maakt Novi automatisch de vacature aan. Je maakt hem op, laat AI een eerste tekstvoorstel genereren en publiceert met één klik naar de werkenbij-site en alle relevante kanalen. Wil je een kanaal toevoegen of afschalen? Dat regel je zelf, direct vanuit het systeem, geen functionele beheerder nodig.
Kandidaat aangenomen, AFAS actief:
De aanname triggert automatisch de volgende stap: contractvoorstel, onboarding-flow en payroll-verwerking starten in AFAS zonder handmatige overdracht. De data die je aan het begin hebt ingevoerd, loopt feilloos door.
Een koppeling en een native integratie zijn niet hetzelfde
Veel ATS-oplossingen voor AFAS-gebruikers werken via een koppeling: twee systemen die met elkaar praten via een brug die beheerd, onderhouden en betaald moet worden. Dat werkt, totdat de koppeling hapert, een update uitvalt of de configuratie niet meer aansluit op hoe jouw AFAS-omgeving is ingericht.
Novi is geen koppeling. Het is een presentatie laag rechtstreeks op AFAS gebouwd: één autorisatiemodel, één databron, één plek waar kandidaat gegevens staan. Gebruikers zien alleen wat zij mogen zien. Gegevens worden niet gedupliceerd naar een extern systeem. En compliance met de AVG zit ingebakken in hoe AFAS al werkt, niet als extra laag die je apart moet instellen.
Onderstaande vergelijking toont de verschillen tussen een extern ATS met AFAS-koppeling en Novi als native AFAS-oplossing.
| Externe koppeling | Novi | |
| Autorisatiebeheer | Apart systeem, dubbel beheer | Één AFAS-autorisatiemodel |
| Gegevensopslag | Extern, eigen datarisico | Alleen in AFAS, geen duplicatie |
| Onderhoud | Koppeling vereist actief beheer | Geen koppeling om te onderhouden |
| Compliance (AVG) | Aparte afspraken nodig | Ingebakken in AFAS-structuur |
| Kosten | Implementatie + maandelijks onderhoud | Onderdeel van het platform |
Organisaties die de sturing namen
Veelgestelde vragen over vacaturebeheer met Novi
-
Ja. Novi vervangt dat losse formulier door een AFAS-workflow die aansluit op de autorisatiestructuur die jouw organisatie al gebruikt. De aanvraag start voortaan in AFAS, doorloopt de juiste goedkeuringsstappen en wordt automatisch omgezet in een vacature in het platform, zonder dat iemand iets over hoeft te typen.
-
Novi werkt via de AFAS-omgeving die hiring managers al kennen. Ze krijgen alleen te zien wat relevant is voor hun positie, geen volledig ATS-scherm. Acties komen als notificatie, de voortgang is direct zichtbaar. In de praktijk levert dit een significant hogere adoptie op dan standalone ATS-tools waarbij managers een apart systeem in moeten loggen.
-
De data stroomt automatisch terug naar AFAS. Contractvoorstel, onboarding-flow en payroll-verwerking worden getriggerd op basis van de informatie die al in het systeem zit. Handmatige overdracht is niet nodig, en daarmee valt ook het risico op invoerfouten weg.
-
Novi is een presentatielaag op AFAS, geen extern systeem dat ernaast draait. Dat betekent dat jouw bestaande autorisaties, workflows en datastructuren de basis vormen. Er is geen aparte koppeling om te bouwen of te onderhouden. Gladior is gecertificeerd AFAS-koppelpartner, de veiligheidseisen zijn gecontroleerd en goedgekeurd door AFAS zelf.
-
Dat bepaalt je organisatie helemaal zelf. Je kunt ervoor kiezen dat de hiring manager de vacature voorbereidt, de vacaturetekst aanvult en deze zelf publiceert op de website en vacatureplatformen zoals Indeed of LinkedIn.
Je kunt er ook voor kiezen dat de manager alleen de vacatureaanvraag doet, waarna recruitment het volledige proces verzorgt: van het schrijven van de vacaturetekst tot de publicatie en verspreiding.
Novi schrijft hierin geen werkwijze voor. Dankzij de flexibele workflows in AFAS richt je het proces zo in dat het aansluit bij de manier waarop jouw organisatie werkt.
Recruitment werkt als jij bepaalt hoe het loopt
Vacaturebeheer is het moment waarop jouw organisatie de sturing pakt, of laat glippen. Met Novi bepaal jij welke vacatures lopen, wie goedkeurt, waar gepubliceerd wordt en hoe data doorstroomt naar HR en payroll. Alles in AFAS, alles traceerbaar, niets dubbel. Plan een gesprek van 30 minuten en zie hoe het platform werkt binnen jouw bestaande AFAS-omgeving.
Plan jouw demo