Waarom AFAS InSite en OutSite los van elkaar je recruitment vertragen
Je werken-bij site ziet er goed uit. De vacatures staan online, de huisstijl klopt, sollicitanten komen binnen. En toch duurt het bij jou nog steeds zes weken voordat iemand een contract heeft.
Het gaat bijna altijd mis op de plek waar niemand kijkt: tussen buiten en binnen. Tussen AFAS InSite en OutSite. Een sollicitatie komt aan, en dan begint het handwerk. Een recruiter mailt de hiring manager. De hiring manager mailt terug met vragen. Iemand houdt een Excel-lijst bij “voor het overzicht”. HR typt gegevens over naar het dossier.
8 minuten leestijd
•
24 augustus 2026
Geschreven door:
Naomi Brandriet
Twee systemen, één keten
InSite en OutSite vormen samen de keten van jouw wervingsproces.
OutSite is je gezicht naar buiten. De werken-bij site, de vacaturepagina’s, het sollicitatieformulier en de portal waarin een kandidaat de eigen status ziet (de Sollicitant Self Service: de eigen inlogomgeving van je kandidaat). Alles wat een externe sollicitant van jouw organisatie ziet, komt hieruit.
InSite is de motor daarachter. Het intranet waar medewerkers inloggen, waar hiring managers een vacature aanvragen, waar workflows lopen en autorisaties geregeld zijn. Ook interne sollicitaties op vacatures gaan via InSite.
AFAS zegt het zelf: door de integratie tussen OutSite en InSite handel je het volledige administratieve proces via workflows af. Van sollicitatie tot aanname.
Let op dat woord: integratie. Beide systemen bezitten is stap één maar ze zien als één keten is stap twee. Daar zit het verschil tussen een systeem dat draait en een proces dat je in de hand hebt.
Wat er misgaat als je ze apart beheert
Het probleem zit in ‘ownership’ om er maar een Engels woord tegenaan te gooien.
In veel organisaties beheert IT de OutSite-omgeving. De AFAS-beheerder zit op de workflows in InSite. De recruiter werkt in een derde tool omdat “AFAS dat niet kan”. HR merkt het pas als er een contract uit moet.
De autorisaties kloppen niet
Een hiring manager moet kandidaten kunnen bekijken. Maar niet alle kandidaten, en niet alle gegevens. Regel je autorisaties alleen in InSite, los van wat OutSite doorstuurt, dan krijg je twee uitkomsten:
- De manager ziet te veel gegevens. Dat kan een risico vormen richting de AVG.
- De manager ziet te weinig. Dan belt hij of zij alsnog de recruiter. Dat kost dagen vertraging per kandidaat.
De workflow stopt halverwege
Een sollicitatie komt via OutSite binnen. Prima. Maar wie krijgt een taak? Binnen welke termijn? Wat gebeurt er als niemand reageert? Leg je die stappen niet in InSite vast, dan blijft een kandidaat hangen in een status waar niemand naar kijkt.
Een goede kandidaat wacht daar meestal niet op. Terwijl bij jou de status onduidelijk blijft, reageert een concurrent binnen twee dagen.
De overdracht naar payroll gaat handmatig
Dit is misschien wel de duurste fout. Een kandidaat wordt medewerker en alle gegevens die de sollicitant zelf al invulde in OutSite, staan er al: naam, adres, geboortedatum, opleidingen.
Toch typt iemand het opnieuw over. Waarom? Omdat de inrichting nooit is doorgetrokken van sollicitant naar dienstverband. Zo ontstaat een tussenstap met kopiëren en plakken. Elke fout die daarin sluipt, komt uiteindelijk terecht op een loonstrook.
InSite en OutSite geven je een website en een intranet. Zorg dat ze samenwerken in één proces, en je bepaalt zelf hoe lang je doorlooptijd is.
Intern en extern werven vragen een andere inrichting
Hier gaan veel organisaties de bocht uit. Ze denken: we hebben één vacatureproces, dus we richten het één keer in.
Dat klopt niet. Een medewerker die intern solliciteert, doet dat vanuit InSite met een bestaand dossier en een lopende arbeidsrelatie. Een externe kandidaat komt via de sollicitatieportal op OutSite binnen, zonder geschiedenis in jouw systeem.
Beide processen gebruiken dezelfde sollicitatie functionaliteit (de Sollicitant Self Service), die oorspronkelijk voor OutSite is ontwikkeld. Voor interne mobiliteit moet je dus bewust extra stappen inrichten: welke gegevens hergebruik je, wie mag zien dat een collega solliciteert, en wat gebeurt er met de huidige manager.
Sla je dat onderscheid over, dan krijg je interne kandidaten die opnieuw hun hele cv moeten invullen. Of leidinggevenden die per ongeluk zien dat hun teamlid vertrekt.
Zo richt je het in als één beheersbaar proces
Dit is de volgorde die wel werkt:
1. Breng je huidige inrichting in kaart.
Welke workflows lopen er al in InSite? Welke autorisatierollen bestaan? Wie beheert wat? Je begint nooit op nul, en dat hoeft ook niet.
2. Bepaal één proceseigenaar.
Iemand die verantwoordelijk is van eerste klik tot eerste werkdag. Zonder die rol blijft elk systeem een eiland.
3. Ontwerp de workflow van achteren naar voren.
Begin bij de indiensttreding en werk terug. Welke gegevens heb je nodig voor payroll? Zorg dat je die al in het sollicitatieformulier in OutSite uitvraagt.
4. Regel autorisaties per rol, niet per persoon.
Een hiring manager krijgt toegang tot de eigen vacatures en kandidaten. Dat regel je één keer goed, niet elke keer opnieuw per aanvraag.
5. Zet vacatureverspreiding aan de bron vast.
Een vacature die je in AFAS aanmaakt, hoort automatisch op je werken-bij site te staan en door te stromen naar LinkedIn, Indeed en Google for Jobs. Niemand hoort dat handmatig te herhalen.
6. Test de overdracht naar dienstverband.
Neem één kandidaat door het hele proces heen, tot en met de aanmaak van het dossier. Elk veld dat je met de hand invult, is een gat in je inrichting.
InSite en OutSite alleen: waar houdt het op?
InSite en OutSite geven je een solide fundament: één omgeving, één databron, één set autorisaties. Dat is meer dan de meeste organisaties met losse tools ooit bereiken.
Maar ze vormen geen volledig recruitmentplatform. Sourcing, kandidaatmatching, samenwerking tussen recruiters en hiring managers in één werkweergave, en rapportage op doorlooptijd per fase: dat vraagt een laag bovenop het fundament.
Nederland telt zo’n 45 aanbieders van een ATS (Applicant Tracking System: een systeem om vacatures en sollicitanten te beheren). Bijna allemaal roepen ze dat ze “integreren met AFAS”, via een koppeling, een API, een los systeem ernaast.
Wij hebben die route bewust niet gekozen. Novi, ons recruitmentplatform, is niet gebouwd als koppeling naast AFAS, maar als laag bovenop InSite en OutSite zelf. Geen los ATS met een verbinding die kan breken, maar recruitment dat vanuit dezelfde software draait als de rest van je AFAS-omgeving.
| AFAS InSite & OutSite (kaal) | Extern ATS via API-koppeling | Novi op InSite/OutSite | |
|---|---|---|---|
| Databron | Kandidaatgegevens in AFAS Staat in 2 systemen, moet gesynchroniseerd blijven | Gegevens over twee systemen verspreid | Eén databron, geen koppelstap |
| Verantwoordelijkheid bij storing | Één omgeving, geen sourcing/matching | Verdeeld tussen leverancier en AFAS | Eén aanspreekpunt, ook voor updates |
| Autorisaties | Via bestaande AFAS-rollen | Apart beheer, apart risico | Via bestaande AFAS-rollen |
| Adoptie hiring managers | Bekende omgeving, geen extra login | Nieuw systeem, extra training | Bekende omgeving, geen extra login |
| Overdracht naar payroll | Binnen dezelfde software | Extra koppelstap, extra foutkans | Binnen dezelfde software, van vacature tot indiensttreding |
| Beheer na oplevering | Zelf, zonder technische kennis | Vaak afhankelijk van de leverancier | Wij monitoren AFAS-updates proactief |
Deze tabel gaat wat mij betreft over 1 ding: wie je belt als het misgaat. Vraag daarom elke ATS-leverancier die “integreert met AFAS” claimt door. Is het een koppeling tussen twee systemen, of functionaliteit die gewoon in AFAS zelf zit?
Bij een koppeling bel je twee partijen, en die wijzen naar elkaar. Bij ons bel je één nummer. Vaak hoef je dat niet eens te doen.
Wat het oplevert als je het wél als een keten inricht
Een hiring manager vraagt een vacature aan in InSite. De workflow gaat naar HR, HR keurt goed. Dezelfde dag staat de vacature live op je werken-bij site en op de vacaturekanalen. Een kandidaat solliciteert, ziet de eigen status in de portal. De hiring manager krijgt een taak met een termijn.
Bij een ja rolt het dienstverband door naar HR. Niemand typt iets over.
Dat levert je drie dingen op:
- Voorspelbaarheid. Je doorlooptijd hangt niet meer af van hoe druk iemand die week toevallig is. Elke fase heeft een eigenaar en een termijn.
- Minder handmatig werk. Geen dubbel invoeren, geen Excel-lijstjes naast het systeem, geen mailtjes om een status op te vragen.
- Geen verrassingen in de payroll-overdracht. Gegevens die de kandidaat zelf invulde, stromen door naar het dienstverband. Niemand hoeft ze aan het eind te controleren of over te typen.
Er is nog een voordeel dat je pas later merkt. Organisaties die hun eigen inrichting begrijpen en zelf beheren, hebben mogelijk minder externe consultancy nodig. Elke wijziging die je zelf doorvoert, is een factuur die je niet krijgt.
Wij bewaken de AFAS-updates. Wijzigingen in de integratie verwerken we voordat ze jouw proces raken. Dat is het verschil tussen wachten op een storing en er nooit een merken.
Wie is bij jou de eigenaar?
Stel jezelf één vraag voordat je met welke leverancier dan ook verder praat. Als een kandidaat morgen tussen sollicitatie en contract blijft hangen: wie merkt dat als eerste?
Kun je die naam niet noemen? Dan ligt de sturing nergens. Een extra systeem lost dat niet op. Niet zolang niemand het geheel bestuurt.
Wij richten je werken-bij website in binnen AFAS OutSite. Elke sollicitatie landt zo direct in je eigen omgeving. Bekijk hoe dat werkt. Wil je eerst weten hoe de AFAS-integratie technisch in elkaar zit? Lees hier hoe Novi zich verankert in het AFAS-ecosysteem.
Plan een demo van 30 minuten. Wij wijzen je waar jouw keten nu breekt, en wat het kost om dat te herstellen.
-
Technisch kun je een OutSite-website inrichten zonder InSite volledig te benutten. Voor recruitment werkt dat slecht. OutSite vangt de sollicitatie op, InSite regelt de afhandeling: workflows, taken voor hiring managers en autorisaties. Zonder InSite komt een sollicitatie binnen zonder dat er iets in beweging komt. Dan verplaats je het handwerk in plaats van het weg te halen.
-
Eén persoon met verantwoordelijkheid voor het hele traject, van vacatureaanvraag tot indiensttreding. In de praktijk is dat vaak de HR-manager of HR-lead. IT en de AFAS-beheerder blijven betrokken voor techniek en inrichting, maar zij overzien het proces niet. Zonder één eigenaar valt de verantwoordelijkheid tussen afdelingen, precies op de plek waar kandidaten blijven hangen.
-
AFAS brengt periodiek updates uit die invloed kunnen hebben op workflows, pagina’s en koppelingen. Beheer je alles zelf zonder monitoring, dan merk je een wijziging pas als iets niet meer werkt. Wij volgen updates vooraf en passen de inrichting aan voordat een release live gaat. Zo verandert er niets in jouw proces zonder dat je het weet.
-
Kandidaatgegevens blijven in AFAS staan, in één omgeving met één set autorisaties. Je bepaalt per rol wie welke gegevens ziet en hoe lang je data bewaart. Werk je met een extern ATS via een koppeling, dan staan gegevens op twee plekken en heb je twee bewaarbeleiden om te bewaken. Dat maakt aantoonbaar compliant zijn een stuk lastiger.
-
Ja, en dat vraagt een aparte inrichting. Medewerkers solliciteren via InSite op interne vacatures met een bestaand dossier. Sollicitant Self Service is oorspronkelijk voor OutSite bedoeld, dus je legt bewust vast welke gegevens je hergebruikt en wie mag zien dat iemand solliciteert. Regel je dat niet, dan vult een interne kandidaat alles opnieuw in of ziet een leidinggevende iets te vroeg.
-
Na oplevering pas je teksten aan, plaats je vacatures en wijzig je formulieren zonder code. Dat doe je vanuit AFAS zelf. Voor het inrichten van workflows, autorisaties en de overdracht naar dienstverband is wel AFAS-kennis nodig. Dat deel nemen wij op ons, zodat jouw team daarna zelfstandig verder kan.
