Een overzichtelijk, intuïtief en aantrekkelijk intranet:
dat maakt het leven van een docent makkelijker.

Het benutten van kansen

Voor de kennismaking ging het team van Gladior eerst eens bij De Meerwaarde kijken. “Het is een school voor kinderen die beter leren in de praktijk”, vertelt Harro Hildering, die er werkt als applicatiebeheerder. “We hebben hier van alles, van een autowerkplaats tot een kinderboerderij. Dat ze vanuit Gladior kwamen kijken en echt interesse hadden in wat we doen en waar we voor staan, was heel fijn.”

Het intranet bestond op dat moment nog uit twee afzonderlijke portalen. Eén waar medewerkers terecht konden voor nieuwsberichten en beleidsstukken en de ander waar ze hun administratieve taken konden bijhouden. “Maar dat nodigde niet echt uit, het was puur functioneel en dus bleven er ook vaak taken openstaan.”

“De Meerwaarde kwam bij ons met de wens om die twee portalen samen te voegen tot één intranet, waar medewerkers alles bij elkaar kunnen vinden wat ze nodig hebben”, vertelt Steffanie, die vanuit Gladior het project begeleidde. “Het moest zowel voor de beheerders als de gebruikers een logische workflow krijgen en natuurlijk een mooi design dat past bij de school.”

Het creëren van een nieuw digitaal landschap

Maar hoe krijg je zoveel uiteenlopende informatie op een heldere manier bij elkaar? Steffanie: “Dat was een kwestie van uitpluizen, structureren en ordenen. We hebben eerst heel goed met elkaar doorgenomen: waar is nu precies behoefte aan? Daar gingen meerdere gesprekken overheen. Uiteindelijk zijn we gekomen tot een structuur die draait om welke informatie bij welke rol past. Dus gaat het om jou en je werk als docent, roostermaker of secretaresse? Gaat het over je team, de leerlingen met wie je werkt, of de school als geheel? Dat is leidend geworden bij de opbouw.”

Dan was er nog de vraag of wel echt álle informatie een plek moest krijgen. “Daarvoor zijn we natuurlijk de data ingedoken, om te zien welke pagina’s het meest bezocht worden. Zo konden we inzichtelijk maken waar de gebruikers nu echt behoefte aan hadden. Pagina’s die maar een paar keer per jaar werden bezocht, hebben we nu niet meegenomen. Als de school die toch een plek wil geven, is de structuur zo dat ze dat makkelijk zelf kunnen inbouwen.”

Bovendien bleek veel informatie verouderd. Kon er niet automatisch een signaaltje komen als iets geüpdatet moest worden, vroeg Harro zich af. Dat kon zeker, vertelt Naomi, die samen met Steffanie het project begeleidde: “Maar daarvoor moesten we wel alles stroomlijnen in webpagina’s. Dus geen allegaartje aan PDF’s, Word-documenten en JPG’s, maar alles in hetzelfde format.” Harro: “Nu krijgen beheerders drie maanden van tevoren een melding: je moet binnenkort iets met deze informatie, dus kijk daar nu alvast even naar. Heel handig!”

Wat in deze fase goed werkte, vertelt Harro, was dat Gladior hun plannen en ideeën heel beeldend presenteerden: “Zo konden wij van onze kant er direct op schieten en aanpassingen voorstellen. Dat scheelde een slok op een borrel in de bouwfase.”