Een Talencentrum in cijfer & beeld

Complex? Leuk!

Studenten, docenten, inburgeraars: op het nieuwe digitale platform van het Talencentrum van de Rijksuniversiteit Groningen moet een heel diverse groep gebruikers makkelijk zijn weg kunnen vinden. Daarnaast moeten de cursusadministratie en financiële afhandeling ook nog een beetje soepel lopen. Kunnen we daarbij vast rekening houden met de marketing? Oh, en een fris, uitnodigend design zou ook wel prettig zijn… Laat dat nu precies het soort klus zijn waar ze bij Gladior dol op zijn!

RUG Talencentrum

Standaard & soepel

Het vernieuwen van het digitale landschap van het Talencentrum maakt onderdeel uit van een groter project, namelijk het standaardiseren van meerdere cursus inschrijfsystemen binnen de RUG. Projectmanager Michel Bouwmeester van Gladior: “Op bestuurlijk niveau is strategisch bepaald om alle systemen binnen de universiteit uniform te maken en Gladior mocht aanhaken. Nou, dat is natuurlijk enorm gaaf!”

Nadat het proces al succesvol doorlopen was bij het cultureel centrum Usva en het preventieve gezondheidsprogramma Balans, bleek dat ook het Talencentrum wel een flinke lik verf kon gebruiken. Cariena Donga, functioneel beheerder van AFAS applicaties binnen de RUG, vertelt: “Het oude systeem werkte omslachtig en de administratie werd onoverzichtelijk. We hebben eerst goed uitgepluisd wat er misging in het vorige systeem en vervolgens uitgebreid met de medewerkers van het back office en de marketingafdeling gesproken. Dat was echt een sleutelmoment, want toen werd glashelder wat er nodig was om er een soepel werkend en geïntegreerd systeem van te maken.”

Focus op eindgebruikers

Op naar de tekentafel! Michel: “We beginnen altijd met het schetsen van het landschap: hoe kan iemand die cursus vinden, hoe komt-ie erbij, wat is de uitstraling van het Talencentrum? Dat was best wel stoffig allemaal, het zag er niet heel sexy uit.” Naast het functioneel fixen van de site, begon Gladior dus ook met het neerzetten van een beeldconcept. “Het Talencentrum had een motto dat ons inspireerde: express yourself, understand the world. De essentie is dat als je je kunt uiten, je je ook kunt verbinden met de mensen om je heen. Dat hebben we voor alle doelgroepen vertaald naar een design en een beeldtaal.” Extra leuk: die wordt nu ook in de offline uitingen van het Talencentrum doorgevoerd.

Aan de achterkant kwam de focus vooral te liggen op de verschillende eindgebruikers van het centrum. En dat zijn er nogal wat. “Docenten die de voortgang van hun studenten willen kunnen volgen en vastleggen bijvoorbeeld. Natuurlijk de studenten zelf die vanuit hun studie verplicht een cursus moeten doen voor studiepunten, en mensen die het gewoon voor hun plezier doen.”

Cariena vult aan: “Ja, en die moeten allemaal ook op het juiste niveau instromen. Als ze bijvoorbeeld Arabisch voor gevorderden willen doen, moeten ze eerst op een digitaal spreekuur aantonen dat ze dat niveau aankunnen. En je hebt nog de inburgeraars, meestal asielzoekers. Daarvoor is het belangrijk dat de cursussen heel makkelijk toegankelijk zijn, en ook dat wij het zo inrichten dat we de kosten eenvoudig bij DUO kunnen innen.”

Het bestelportaal en de kassakoppelingen vergden sowieso wel wat extra aandacht. Er is sprake van verschillende budgetten, subsidies en kostenplaatsen, dat moet allemaal het liefst zoveel mogelijk geautomatiseerd op z’n plek vallen. En als er toch online afgerekend moet worden, wil je natuurlijk graag dat dat gewoon met iDeal of creditcard kan.

Bij Gladior voelt het bijna niet alsof je een klant bent, maar dat je onderdeel uitmaakt van hun team, zo vloeiend gaat het allemaal. Ik heb met genoeg externe partijen samengewerkt om te weten hoe uniek dat is.

- Cariena Donga, functioneel beheerder van AFAS applicaties binnen de RUG

Tienduizenden potentiële klanten

En dus sloeg Gladior aan het koppelen, een proces dat Cariena met enige bewondering aanzag: “Bij Gladior zien ze geen problemen, maar oplossingen. Soms kun je zo in een denkproces vastlopen, dat je denkt: kan dit überhaupt in AFAS? Maar Gladior bouwt voortdurend achterdeurtjes waardoor ze toch mogelijk maken wat eerst onmogelijk leek.”

Een van die koppelingen heeft betrekking op studenten van ándere universiteiten, vertelt Michel. “We hebben een centraal inlogsysteem gekoppeld. Als je student bent aan de RUG, heb je met je algemene inloggegevens ook toegang tot het Talencentrum. Maar zo werkt het nu ook voor studenten van bijvoorbeeld de Universiteit Twente of de Hogeschool Windesheim. Ook zij zijn met één inlog bij ons binnen. Daarmee heb je in één klap meteen tienduizenden potentiële nieuwe klanten voor je cursussen.”

Daarnaast maakte het team een belangrijke verbeterslag voor de docenten: het automatiseren van de certificaten. Cariena: “Als je een talencursus met succes hebt afgerond, krijg je een certificaat met je Europees erkende niveau erop. Je kunt je voorstellen dat het nogal onhandig is als een docent voor 15 cursisten apart een certificaat moet aanmaken. Dat kan nu dus voor allemaal tegelijk. En als ze een foutje maken in dat proces, kunnen ze heel gemakkelijk terug om dat te herstellen. In de Afas-standaard zou je dan helemaal opnieuw moeten beginnen, maar ook daar vond Gladior een oplossing voor. De docenten zijn zó blij met het nieuwe systeem!”

Koersen op data

Blije docenten, dat is mooi. Maar je wilt natuurlijk de performance van de nieuwe site ook meetbaar maken. Gladior bouwt altijd voor alle klanten een dashboard om dat bij te houden, dus ook nu. Michel: “Daarop maken we het hele landschap inzichtelijk. Hoeveel nieuwe studenten trek je aan met mailings of bijvoorbeeld advertenties op TikTok, welke cursussen zijn populair en heb je dan extra docenten nodig, hoe zijn de slagingspercentages en wat zijn de totale opbrengsten? Op die cijfers kun je je hele strategie bouwen.”

Michel heeft toevallig zojuist nog even gecheckt: “Ik zag dat er vandaag een stuk of vijftien nieuwe inschrijvingen waren, de een is een student, de ander is een inburgeraar, iemand heeft direct betaald en weer een ander moet nog een factuur krijgen. Er was veel nieuwe instroom vanuit het universitaire ziekenhuis ook. Hoe het portaal aan de voorkant oogt, dat is ons visitekaartje, maar dat deze processen op de achtergrond allemaal werken, dat is wel echt heel gaaf!”

De universiteitswereld bevalt ze sowieso wel. Cariena: “Het team van Gladior was nooit te beroerd om naar Groningen te komen. De meeste mensen vinden alles boven Zwolle te ver.” Michel: “Maar het is daar ook echt prachtig, met al die oude universiteitsgebouwen. Zaten we daar tussen de studenten te werken aan dit project. Heel inspirerend!”

+130

Verschillende cursussen

Verschillende talen

+30%

Bezoekers in juni 2023

Verschillende doelgroepen die zich kunnen inschrijven