Een kandidaat mailt een nieuwe versie van het cv. HR slaat het bestand op in een map. Een collega typt het telefoonnummer over in AFAS. De hiring manager krijgt het cv als bijlage doorgestuurd. De gegevens staan nu op 3 plekken, en niemand weet welke versie klopt.

De kandidaat heeft getekend. HR opent het ATS, opent AFAS ernaast en begint met overtypen: naw-gegevens, functie, dienstverband, salarisschaal, startdatum. Ergens in die rij velden gaat er iets mis, en dat blijkt pas als payroll de eerste loonrun draait. Voor organisaties die een extern ATS naast AFAS gebruiken is dat geen incident, maar het vaste einde van elk wervingstraject. De vraag die daaronder ligt: heb je een AFAS ATS koppeling nodig, of wil je een systeem dat ín AFAS werkt?

Een kandidaat solliciteert, komt door de eerste selectie en valt af op één detail. Drie maanden later staat er een vergelijkbare vacature open. Niemand denkt aan die kandidaat. De recruiter begint opnieuw met sourcen, de hiring manager wacht. Alweer.

Neem een organisatie met 40 openstaande vacatures en een gemiddelde time-to-hire van 58 dagen. Het cijfer klopt en zegt niets.

Je werken-bij site ziet er goed uit. De vacatures staan online, de huisstijl klopt, sollicitanten komen binnen. En toch duurt het bij jou nog steeds zes weken voordat iemand een contract heeft.

Het gaat bijna altijd mis op de plek waar niemand kijkt: tussen buiten en binnen. Tussen AFAS InSite en OutSite. Een sollicitatie komt aan, en dan begint het handwerk. Een recruiter mailt de hiring manager. De hiring manager mailt terug met vragen. Iemand houdt een Excel-lijst bij “voor het overzicht”. HR typt gegevens over naar het dossier.

Nee. AFAS heeft geen eigen applicant tracking system (ATS). Nu is de blog niet afgelopen, anders zou het wel een hele korte zijn, want wat AFAS wél heeft: een uitstekend fundament voor HRM en payroll, plus recruitmentfuncties die het begin van het proces afdekken. Het stuk daartussen, waar recruiters, hiring managers en kandidaten elkaar dagelijks tegenkomen, vul je zelf in.

En daar begint het leuke wat mij betreft, want de vraag die je aan je directie moet kunnen uitleggen is niet “heeft AFAS een ATS”, maar: als AFAS dat bewust niet bouwt, hoe zorg je dan dat de laag die je erbij zet geen los eiland wordt?

AFAS biedt geen ATS, maar wel de basis waarop een ATS kan draaien. Het verschil tussen een recruitmentproces dat werkt en een proces dat elke week vastloopt, zit niet in de tool die je kiest. Het zit in de vraag of die tool vanuit AFAS werkt of ernaast.

Als je de candidate experience wilt verbeteren begint het niet bij vriendelijkere afwijzingsmails of een frisser vacaturebeeld, maar bij de vraag op welk moment in je proces de sturing wegvalt. 

Want dat moment bestaat. Het is aanwijsbaar, het is meetbaar, en in de meeste organisaties zit het niet bij de recruiter maar tussen twee systemen in. Dat verklaart ook waarom de derde goede kandidaat van deze maand ineens niet meer reageerde.

Recruitment automatiseren begint niet bij software. Het begint bij de vraag wie er op welk moment aan zet is. Dat is de stap die de meeste organisaties overslaan, en precies daarom staat die vacature na 3 weken nog open terwijl er allang 40 sollicitanten binnen zijn.

Herkenbaar? Dan is deze blog voor jou. Geen lijstje handige apps, maar een stappenplan dat je kunt uitrollen binnen het systeem dat je al gebruikt: AFAS.

Hoe zorg je dat je een aantrekkelijke werkgever bent, waar talenten graag willen (blijven) werken? Dit was en is bij de meeste werkgevers de hamvraag