Dashboarding met daadkracht voor I-SEC

Klant:

Diensten:

Data Dashboards
|

Upgrade

Het begon met een suboptimale koppeling tussen AFAS en Google Sheets. Daardoor had beveiligingsexpert I-SEC ineens niet voldoende inzicht meer in hun eigen bedrijfsprocessen. In zo’n geval staat Gladior altijd klaar om te helpen en de boel weer strak te trekken. Maar nu hadden ze nog een veel beter idee: zou het niet een mooie upgrade zijn om alle informatie overzichtelijk weer te geven in dashboards?

Disconnect

I-SEC is zo’n bedrijf waar je zeer waarschijnlijk mee te maken hebt gehad, maar nog nooit van gehoord hebt. Het is een internationaal beveiligingsbedrijf met een expertise in luchthavenbeveiliging: als je gecontroleerd wordt voor je het vliegtuig instapt, is er best een kans dat dat door een I-SEC medewerker gebeurt.

Het van oorsprong Israëlische bedrijf is gevestigd in Nederland, maar opereert op verschillende Europese en Aziatische vliegvelden en levert ook in Zuid-Amerika consultancydiensten. “Wereldwijd hebben we 5000 tot 6000 medewerkers werken, in Nederland rond de 1500”, vertelt Bas Meijer, applicatie- en contentmanager van I-SEC International.

Op zo’n groot personeelsbestand wil je natuurlijk stevig grip houden, en net daar ging het begin 2020 mis. Bas: “We maakten toen de overstap van Microsoft Office naar Google Workspace. Maar daar bleken een heel aantal functionaliteiten te missen. Het grootste probleem zat bij de rapportages van AFAS: die zijn in een format waar Google Sheets niet mee uit de voeten kan.” Dat leverde allerlei logistieke en operationele problemen op. “We hebben van alles geprobeerd om het zelf op te lossen, maar dat lukte niet.”

In zo’n situatie vlieg je natuurlijk Gladior in.

Weg met rommelige rijen

“I-SEC kwam in 2021 bij ons met de vraag of wij een connector voor hen hadden tussen AFAS en Google Sheets”, herinnert Zoé Gerritsen, data-analist bij Gladior, zich. “Die hadden we inderdaad, maar wel een gratis versie. Dat vonden ze, gezien de gevoelige omgeving waarin zij werken, niet veilig genoeg. Ze wilden graag al hun data extra goed beschermen.”

De beveilgingsspecialist wilde daarbij zo veel mogelijk vasthouden aan hun vertrouwde werkwijze. Maar Google Sheets leek Zoé niet de juiste oplossing. “Dan heb je nog steeds alle data in lange rijen onder elkaar staan, heel onoverzichtelijk. Dus stelden we voor om dashboards te bouwen in Google Looker Studio.” Daar kun je data mooi in visualiseren, zodat leidinggevenden in één oogopslag zicht hebben op zaken als verzuim en verlof.

De crux van zo’n dashboard zit ‘m in een strenge selectie wat er wel en vooral ook niet op mag staan. Zoé: “Echt de kunst van het weglaten, ja. We hadden iedere week wel een virtuele meeting – het was midden in coronatijd – om alles door te lopen: is deze informatie écht nodig in dit dashboard? Doet het er bijvoorbeeld iets toe of iemand man of vrouw is, of welke leeftijd iemand heeft?”

Die gesprekken voerde ze met Michael Lichtleitner, applicatiebeheerder bij I-SEC. “Ik kon binnen de organisatie ophalen welke informatie leidinggevenden op dagelijkse basis gebruiken. Daar gingen we dan in vlooien. Bijvoorbeeld ons X-Ray simulatieprogramma. Iedere I-SEC medewerker dient een paar uur per maand deze training te volgen en moet die ook succesvol afronden. Zoé stelde aanvankelijk voor om de resultaten hiervan weg te laten uit de dashboards, maar die zijn juist echt essentieel voor onze leidinggevenden.” Zoé: “Zo samen kwamen we er steeds weer prima uit.”

“Gladior heeft zoveel technische skills in huis. Als we ergens tegen aanlopen, kunnen ze eigenlijk altijd intern weer opschalen naar iemand die nog diepere kennis van de techniek heeft.”

Compact en snel

Toen eenmaal duidelijk was welke informatie er op welk dashboard terecht moest komen, diende zich een nieuwe uitdaging aan, vertelt Zoé. “Die data worden iedere dag gebruikt op de vloer, het moet gewoon snel werken. Aanvankelijk was het plan om AFAS en Looker Studio direct aan elkaar te koppelen, maar dan zouden de rapportages langzamer laden. Zit je daar in je vergadering steeds minutenlang te wachten. Daarom hebben we BigQuery ertussen gezet.”

BigQuery is de dataopslag van Google Cloud. “Door die als tussenlaag in te zetten, wordt het berekenen en het ophalen van de data allemaal aan de achterkant geregeld en hoeft het in Looker Studio alleen nog maar getoond te worden. Daar wordt je dashboard echt een stuk sneller van.”

Dashboards die compact maar compleet zijn en ook nog snel? Check!

Dus was het tijd om I-SEC te laten zien hoe ze het project zelf verder kunnen uitbouwen. Michael: “Het idee is dat we zoveel mogelijk zelf kunnen doen. Dat we niet Gladior voor ieder wissewasje hoeven te bellen. Zoé en de developers zijn heel gul in het delen van hun kennis, dus nu kan ik zelf ook dashboards bouwen. Maar ik loop natuurlijk nog regelmatig tegen vragen aan en dan is het fijn dat ze altijd bereikbaar zijn om te helpen.”

Iedereen een dashboard

Dat komt goed van pas, want de dashboards zijn populair, zegt Bas Meijer. “We begonnen met operationele data, maar al snel meldden ook collega’s van hr en van Quality and Training zich. Of zij niet ook van die dashboards konden krijgen? En het werd voor ons ook een stuk makkelijker om te rapporteren aan onze opdrachtgevers, zoals Schiphol. Je merkt echt dat mensen dit veel handiger vinden werken dan die ouderwetse uitgedraaide spreadsheets.”

En dus gaat de samenwerking voorlopig nog wel even door. Dit tot grote vreugde van Zoé, die graag met de mannen van I-SEC samenwerkt. “Door corona hadden we elkaar nog nooit in het echt ontmoet, dus zijn we onlangs pas voor het eerst bij hen op bezoek geweest voor een gezellige lunch. Ze zitten midden op Schiphol, je ziet de vliegtuigen opstijgen en landen vanuit hun kantoor. Zo gaaf!”