De kunst van het koppelen

Van aanmodderen naar vlammen

ICT Specialist begon ooit als Thin Client Specialist. Maar toen de coronapandemie de ontwikkelingen in het digitaal samenwerken in een stroomversnelling bracht, was het besluit om uit te breiden snel gemaakt. Alleen: hoe schaal je op van een webshop met 500 producten naar een webshop met 250.000 producten? Anderhalf jaar geleden belandde ICT Specialist met die vraag bij een partij die niet alles wat ze beloofden konden waarmaken. Sander Hemmes, websitebeheerder van ICT Specialist: “We zochten iemand die een geautomatiseerde webshop kon bouwen waarin alles aan onze AFAS software gekoppeld was. We waren al een jaar lang aan het aanmodderen met die eerste partij, toen we besloten met Gladior verder te gaan.”

Dat begon met een grondige verkenning van wat ICT Specialist nu precies nodig had, vertelt Kieran Lynch, webdeveloper en designer bij Gladior. “We zijn met een club een hele dag bij hen op kantoor geweest en hebben flink rondgekeken en doorgevraagd: wat wilden ze hun klanten bieden, welke systemen moesten met elkaar gekoppeld worden, hoe zouden ze hun workflow willen optimaliseren? En daarna zijn zij nog een dag bij ons geweest om hun wensen verder door te spreken.”

Indrukwekkende infrastructuur

En die wensen, dat waren er nogal wat. ICT Specialist wil grote klanten – denk aan bedrijven, onderwijsinstellingen, zorgorganisaties – ‘van stekker tot bureau’ kunnen voorzien van alles wat ze nodig hebben om hun werk zo soepel mogelijk uit te kunnen voeren. Aan de ene kant wil je dus een flink assortiment kunnen bieden, en dus moest het een ruim bemeten webshop worden mét ruimte voor eventuele groei. “En daar wil je niet alles handmatig hoeven invoeren, want de prijzen en voorraden van onze leveranciers kunnen per uur verschillen”, zegt Sander Hemmes. 

Tegelijkertijd is het dan zaak om je klanten niet met een kluitje in het riet sturen van: ‘Hier heb je 250.000 producten, zoek maar wat leuks uit’. Sander: “We willen dat onze consultants onze klanten optimaal kunnen adviseren.” Er moest dus een klantportaal komen, waarin inkopers eerdere bestellingen kunnen inzien, waar ze aanbevolen producten die op hun huidige systemen aansluiten kunnen kiezen en waar ze speciale aanbiedingen krijgen op basis van hun verwachte inkoop. 

Om dat voor elkaar te krijgen, moeten heel veel systemen met elkaar samenwerken. Kieran: “Normaal krijg ik als developer en designer een vrij globale wireframe, maar deze was echt ontzettend uitgebreid en specifiek. Dat moet ook wel, bij zo’n ingewikkelde infrastructuur van de site.” Steffanie: “Ze waren bij ons terechtgekomen, omdat wij goed thuis zijn in de AFAS software en weten hoe we andere systemen daarop moeten laten aansluiten.” Zoals Icecat, de database waarin leveranciers de specificaties van hun producten opnemen, vertelt Sander. “En de feeds van onze distributeurs, waarin de prijzen en voorraden worden bijgehouden. Dat moest allemaal samenkomen in AFAS.”

Inzet op stabiliteit én flexibiliteit

De blauwdruk stond, alle koppelingen werden gebouwd en Kieran ging aan de slag met de invulling van de pagina’s. “Dat ging, zoals alles bij Gladior, op basis van data. We hebben geanalyseerd hoe klanten zich in een webshop gedragen, bij ICT Specialist, maar ook bij concurrenten. Welke informatie staat waar op de juiste plek, wat is een voor de hand liggende opbouw? De webshop die ze al hadden, voelde blokkerig aan en daarmee ook niet professioneel genoeg. We hebben gezorgd voor een natuurlijke samenhang tussen alle elementen en een intuïtieve flow op de pagina’s.” 

Wie zich ICT Specialist noemt, moet natuurlijk ook ICT Specialist uitstralen. Dat betekent: een vlekkeloos werkend systeem, waarbij de klant zoveel mogelijk ontzorgd wordt. Steffanie: “Dat zit ‘m ook in details als een single sign on, zodat klanten naadloos vanuit hun klantportaal in de webshop kunnen en andersom. Bovendien wilden zij graag op de individuele wensen van hun grootste klanten kunnen inspelen. Dat betekent dat er een bepaalde mate van flexibiliteit in het systeem moet zitten, waar standaardisering en automatisering hand in hand gaan met maatwerk.”

Verder was zelfredzaamheid een belangrijk punt. Sander: “Wij willen eigenlijk alles in eigen beheer kunnen doen en niet voor elk wissewasje van Gladior afhankelijk zijn.” Dat is voor Gladior standard practice. Kieran: “We hebben bijvoorbeeld een content-vul-tool voor ze gebouwd, zodat ze met een aantal vaste templates makkelijk eigen pagina’s in hun huisstijl kunnen toevoegen, zonder dat de stabiliteit van de site in gevaar komt.”

Het begin van de volgende fase

Het grappige met dit project is dat het maar blééf groeien. Sander: “Ik was weleens bang dat ze gek van me werden, ik mailde soms wel veertig vragen per dag. Maar er kwam altijd een antwoord, ze bewezen steeds weer hoeveel kennis ze in huis hebben.” De waardering is wederzijds. Steffanie: “We kregen van ICT Specialist heel veel vertrouwen en ruimte om te innoveren. En we hebben nu nog vrijwel dagelijks contact over wensen en optimalisaties.”

Toen de site dus vorige maand live ging, was dat absoluut een reden tot een feestje, maar ook de start van de volgende fase. Kieran: “Voor ons is het project geslaagd als de omzet van ICT Specialist groeit en zij veel vaste klanten aan zich kunnen binden. Wat dat betreft is de lancering van de nieuwe webshop pas het begin.” 

De klanten van ICT Specialist zijn in ieder geval razend enthousiast. Sander: “Ik heb al een paar keer de vraag gekregen of ze hun interne inkoopsysteem niet direct met het klantportaal kunnen koppelen. Als een klant dat vraagt, roep je natuurlijk meteen ja en amen. En ik weet zeker dat we dat met Gladior samen kunnen realiseren. Nee, Gladior is voorlopig nog niet van ons af.”